Unsere Kunden
Asprod: Instandhaltungsmanagement mit CMMS QRmaint
Der größte Vorteil von QRmaint sind für mich die Anhänge, an die ich Scans anhänge, und die Kommentare, die mich über das Geschehen am Stand auf dem Laufenden halten. Diese Hinweise aus den Kommentaren, die in der Cloud erscheinen, ermöglichen es mir, in Echtzeit zu sehen, was passiert
Asprod SA ist ein führendes polnisches Bäckerei- und Konditoreiunternehmen, das seit über 30 Jahren mit Leidenschaft seine Backwaren herstellt. Das aus Stettin stammende Unternehmen beliefert Einwohner von Westpommern, Großpolen und Lebus mit einer breiten Palette an frischem Brot und Süßwaren. Das Unternehmen hat seinen Hauptproduktionsstandort in Stettin und betreibt derzeit über 90 Filialen. An elf Standorten gibt es Frühstücks- und Café-Formate – drei davon sind innovative Drive-Thru-Filialen, an denen Kund:innen bequem aus dem Auto einkaufen können. Ergänzt wird das Sortiment durch frisch gerösteten Kaffee, handgemachte Pralinen, Schokolade und Eiscreme – alles mit Liebe und nach traditionellen Rezepten hergestellt.
Im Rahmen der Erstellung von Kundenreferenzen und einer Fallstudie interviewte das QRmaint-Team Frau Agnieszka Stachowicz, Wartungsassistentin bei Asprod. Unser Artikel beleuchtet den Implementierungsprozess des QRmaint-Systems. Gleich zu Beginn sei erwähnt, dass das gesamte CMMS-Implementierungsprojekt bei Asprod von Lech Ziółkiewicz, dem Leiter der Wartungsabteilung, betreut wird – ein Garant für Effizienz und Konsistenz.
Herausforderung: Rationalisierung der Wartungsvorgänge
Vor der Einführung des QRmaint-Systems stand Asprod vor typischen, aber nicht minder komplexen Wartungsherausforderungen: verteilte Standorte, unterschiedliche Geräte, unklare Kommunikationswege und manuelle Prozesse. Die Wartungsanfragen wurden hauptsächlich per E-Mail übermittelt, Bilder und Rechnungen mussten separat abgelegt werden, und es fehlte ein zentrales System zur Aufgabenverfolgung und Kostenkontrolle.
„Der größte Engpass lag in der Reaktionszeit auf Störungen und der Kommunikation zwischen Technik und Verkauf.“
– Agnieszka Stachowicz, Assistentin für Instandhaltungssysteme
- Verzögerte Reaktion auf Störungen: Die größte Herausforderung bestand darin, schnell auf Geräteausfälle und Störungen reagieren zu müssen, um insbesondere Produktionsausfälle in der Bäckerei und Konditorei zu verhindern.
Die größte Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass der Verkehr nicht behindert wird und eine lückenlose Kommunikation zwischen uns – den Auftragsverteilern – und den Technikern und Mitarbeitern in der Produktion sowie an den Ständen gewährleistet ist.
Agnieszka Stachowicz
Assistent für Instandhaltungssysteme
- Ineffektive Kommunikation: Mangelnde reibungslose Kommunikation zwischen Problemmeldern (Produktionsmitarbeitern, Filialleitern) und Wartungstechnikern führte zu Verzögerungen und Ineffizienzen.
- Manuelle Berichterstattung und Nachverfolgung: Serviceanfragen wurden hauptsächlich per E-Mail eingereicht, was zu einem fragmentierten und schwer nachvollziehbaren System führte. Es gab kein einheitliches System zur Erfassung und Verwaltung von Wartungsaufgaben, Arbeitsverläufen oder damit verbundenen Kosten.
Im Moment schreiben uns die Manager E-Mails, die Mitarbeiter an den Ständen schreiben und ich gebe sie nur in das System ein. Wenn es jedoch über das System läuft, geht es viel schneller und direkt.
Agnieszka Stachowicz
Assistent für Instandhaltungssysteme
- Fehlende zentrale Informationen: Die Pflege von Dokumentationen wie Fotos oder Rechnungen zu Reparaturen war mühsam und mit unnötigem bürokratischem Aufwand verbunden. Dies erschwerte die erneute Betrachtung früherer Vorfälle oder die Analyse wiederkehrender Probleme.
- Schwierige Kostenverfolgung: Ohne ein dediziertes System war die effektive Überwachung und Kontrolle der Wartungskosten eine Herausforderung. Mitarbeiter mussten die Kosten oft manuell in externen Tabellen erfassen.
Erschwerend kam hinzu, dass die Vielfalt der zu wartenden Geräte – von Industrieöfen und Kühltheken bis hin zu Klimaanlagen und allgemeiner Infrastruktur – enorm war. Das Wartungsteam bei Asproda besteht aus zehn Mitarbeitern: drei in den Außenverkaufsstellen und sieben im Hauptwerk.
Lösung: Implementierung von QRmaint
Um die identifizierten Engpässe zu beseitigen, entschied sich Asprod für QRmaint – ein cloudbasiertes CMMS (Computerized Maintenance Management System), das speziell für den industriellen und filialbasierten Betrieb konzipiert ist.
Das System überzeugte durch seine intuitive Benutzeroberfläche, hohe Flexibilität im mobilen Einsatz und die Möglichkeit, zentrale Wartungsprozesse zu digitalisieren.
Einige der entscheidenden Funktionen von QRmaint, die Asprod aktiv nutzt:
- Vereinfachte Arbeitsauftragsverwaltung: Mit QRmaint können Sie Arbeitsaufträge einfach über mobile Geräte erstellen und Technikern zuweisen.
- Umfassende Dokumentation: Das System das Anhängen von Fotos, Rechnungen und ausführlichen Kommentaren erleichtert Arbeitsaufträge und bietet so einen umfassenden Verlauf jeder Reparatur.
Unser Gedächtnis ist trügerisch, aber wir haben hier schwarz auf weiß einige Informationen oder Fotos, die uns in Zukunft nützlich sein könnten.
Agnieszka Stachowicz
Assistent für Instandhaltungssysteme
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Verbesserte Kommunikation: Während das System vollständig implementiert wird, ist es das Ziel, dass Mitarbeiter und Filialleiter Probleme direkt über die Funktion Störungsmeldung erfassen können. Ziel war es, den E-Mail-Verkehr vollständig zu ersetzen und den Meldeprozess deutlich zu beschleunigen. Interne Führungskräfte nutzen das System bereits aktiv für die Meldung und Verfolgung von Vorfällen – unterstützt durch das integrierte Kommentarsystem, das eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherstellt.
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Unterstützung bei der Kostenkontrolle: QRmaint ermöglicht eine gezielte Kontrolle der Instandhaltungskosten durch die Funktionen Kostenerfassung und Ersatzteilverwaltung. So lassen sich Ausgaben für Material und Arbeitszeit systematisch dokumentieren. Zusätzlich ergänzt Asprod diese Funktionen durch ein externes, Excel-basiertes System für weiterführende Auswertungen.
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Priorisierung und Nachverfolgung: Mit der Funktion Aufgabenpriorisierung können gemeldete Vorfälle nach Dringlichkeit geordnet und gezielt bearbeitet werden. Durch die Störungshistorie lassen sich wiederkehrende Probleme identifizieren und präventiv beheben. So wird eine vorausschauende Planung und Durchführung von Wartungsmaßnahmen ermöglicht.
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Verbesserter Techniker-Workflow: Die Instandhaltungstechniker profitieren von einem deutlich effizienteren Arbeitsablauf. Mit der mobilen Anwendung von QRmaint haben sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen, können über Arbeitsaufträge ihre Tätigkeiten dokumentieren, Anhänge wie Fotos oder Rechnungen hinzufügen und den gesamten Wartungsprozess direkt vor Ort abschließen – deutlich schneller und strukturierter als in der Vergangenheit.
Ergebnisse: Messbare Verbesserungen und Zukunftsaussichten
Zwei Jahre nach der Einführung zeigt sich ein deutlicher Wandel:
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Informationszugriff in Echtzeit – Standprobleme oder Ausfälle sind sofort sichtbar und nachvollziehbar.
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Strukturierte Wartungshistorie – Das System speichert Kommentare, Bilder, PDFs und Reparaturkosten zentral.
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Reduzierter E-Mail-Verkehr – Techniker und interne Manager nutzen QRmaint direkt für Meldungen und Rückmeldungen.
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Zufriedene Techniker – Die mobile Arbeitsweise mit QRmaint hat sich als deutlich produktiver erwiesen.
„Der größte Vorteil für mich sind die Anhänge und Kommentare – ich kann in Echtzeit sehen, was an den Ständen passiert.“
Agnieszka Stachowicz
Assistent für Instandhaltungssysteme
- Besseres Informationsmanagement: Ein zentrales Anhangs- und Kommentarsystem hat sich für historische Daten und Analysen als unschätzbar wertvoll erwiesen.
- Verbesserte Transparenz: Das System bietet klare Einblicke in den Status von Arbeitsaufträgen (offen, geschlossen, überfällig) und hilft bei der Identifizierung kritischer Bereiche oder Geräte, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
- Positives Benutzerfeedback: Wartungstechniker äußerten sich zufrieden mit dem System und stellten fest, dass es ihre Arbeit im Vergleich zu herkömmlichen Papiermethoden beschleunigt und rationalisiert.
Entwicklungs- und Integrationspläne für das QRmaint CMMS-System in Asprod
Mit Blick auf die Zukunft hat Asprod klare Erwartungen an die weitere Nutzung von QRmaint:
- Vollständige Point-of-Sale-Implementierung: Die Ausweitung der direkten Problemberichterstattung auf alle Points of Sale hat für die Maximierung von Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit höchste Priorität.
- Mögliche Integration mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS): Asprod erwägt, QRmaint in das bestehende Lagersystem von PSI zu integrieren, um die Ersatzteilverfolgung zu automatisieren. Diese Integration würde die manuelle Datenduplizierung überflüssig machen. Zudem würde sie die Effizienz im Bestands- und Reparaturkostenmanagement deutlich steigern.
Asprod empfiehlt QRmaint anderen Fertigungsunternehmen als solide und kostengünstige Lösung für das Wartungsmanagement.
Das QRmaint-System funktioniert hervorragend für uns. Wir nutzen es seit zwei Jahren und es erleichtert uns die Arbeit enorm. Wir können problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, da alles gespeichert ist. Wir müssen uns keine Details merken, und die schnelle Suche nach Stichwörtern, sei es nach einem bestimmten Stand oder einer bestimmten Ausrüstung, ist ein großer Vorteil.
Agnieszka Stachowicz
Assistent für Instandhaltungssysteme
Die Implementierung des QRmaint-Systems in Asprod, die von Lech Ziółkiewicz überwacht und von Agnieszka Stachowicz aktiv unterstützt wurde, erwies sich als entscheidender Schritt zur Optimierung des Instandhaltungsmanagements. Das QRmaint-System verbessert die Kommunikation und die Fehlerüberwachung deutlich. Das System ermöglicht den Zugriff auf die notwendigen Informationen, was sich in erheblichen betrieblichen Vorteilen niederschlägt.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie QRmaint das Instandhaltungsmanagement Ihres Unternehmens verbessern kann? Kontaktieren Sie uns noch heute, um individuelle Lösungen zu besprechen! Unser Team von Instandhaltungsimplementierern unterstützt Sie umfassend.
Das schreiben unsere Kunden über uns
QRmaint ist dank seiner vielseitigen Einsatzmöglichkeiten die perfekte Lösung für unterschiedlichste Bereiche. Unsere Kunden stammen nicht nur aus Produktionsbetrieben, sondern auch aus Handelsketten, Logistikunternehmen, Immobilienverwaltungen und verschiedenen Dienstleistungsbranchen. Sogar ganze Stadtverwaltungen zählen zu unserem Kundenkreis —Unabhängig von der Branche, überall dort, wo Instandhaltung relevant ist, bietet QRmaint optimalen Einsatzmöglichkeiten. Lassen Sie sich durch unsere aussagekräftigen Kundenrezensionen selbst überzeugen!
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QRmaint erfüllt alle unsere Anforderungen und ermöglicht uns, den Herausforderungen der modernen Instandhaltung an mehreren Standorten gleichzeitig optimal zu begegnen. Wir sind überzeugt, dass QRmaint ein wichtiger Baustein für bestens Instandgehaltene Förder- und Sortieranlagen ist und wir dadurch auch in Zukunft unser Qualitätsversprechen an unseren Kunden halten werden.
Leiter Instandhaltung / Head of maintenance
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Der Support ist einwandfrei und hat immer ein offenes Ohr für Fragen und Ideen und durch die SaaS Struktur gibt es immer wieder Erweiterungen
Schäfer Metallurgie GmbH Hennef
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Ich denke, die größte Herausforderung für die UR-Abteilung besteht darin, die Arbeit so zu organisieren, dass durch Vorbeugung und Vorhersage Korrekturmaßnahmen im Voraus ergriffen werden können. Auf diese Weise verhindert die Abteilung UR, dass es zu ungeplanten Maschinenstillständen kommt. Denn wenn wir nur sehr wenig Zeit haben, um Waren zu produzieren und an den Kunden zu liefern, ist jede Minute Ausfallzeit sehr kostspielig.
Koordinator für die Optimierung
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Das QRmaint-System ist sicherlich eine große Erleichterung für alle Mitarbeiter, da sie nicht mehr alle Aktivitäten, die sie während des Tages ausführen, manuell notieren müssen. Sie müssen die Daten nur noch in das System eingeben und können dann ganz einfach einen umfassenden Bericht über ihre Arbeit herunterladen.
Leiter der Instandhaltung
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QRmaint hat unseren Arbeitsablauf erheblich verbessert, insbesondere bei der Erfassung wesentlicher Daten für jährliche Inspektionen. Die Möglichkeit, Probleme zu verfolgen und zu dokumentieren, war unverzichtbar und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe.
Instandhaltungsingenieur
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Das QRmaint-System verbessert unsere Prozesse erheblich. Es gibt uns eine bessere Kontrolle über Einreichungen, Prüfungen und Ressourcen. Das System ermöglicht uns auch die Analyse von Daten, wodurch wir die Kosten optimieren und bessere Entscheidungen treffen können. Die QRmaint-App für Mobiltelefone erleichtert die Arbeit unserer Techniker im Außendienst, da sie in Echtzeit auf die erforderlichen Informationen zugreifen können. Unserer Erfahrung nach sparen wir allein durch den Zugriff auf das Protokoll über die App etwa 30 bis 60 Minuten pro Inspektion.
Vorsitzender des Verwaltungsrats der ProFM
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Als eine der wertvollsten Funktionen des QRmaint-Systems erwies sich für uns die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und Fotos und Videos anzuhängen. Diese visuelle Form der Kommunikation hat den Prozess der Problemdiagnose erheblich beschleunigt. Anstatt den Fehler in Worten zu beschreiben, können die Mitarbeiter ihn nun bildlich darstellen, wodurch Missverständnisse vermieden werden und das Problem schneller verstanden wird.
Markenmanager bei Piekarnia Bartkowscy
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Wir sind von der Einfachheit und Effizienz des Programms begeistert! Bereits nach kurzer Zeit konnten wir feststellen, dass sich unsere internen Abläufe erheblich verbessert haben.
Vertriebsleiter und Geprüfter Brotsommelier
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Wir führten ausgiebige Marktrecherchen auf der Suche nach einem Softwaranbieter, bei dem Preis und Qualität einhergehen. Dabei verfolgten wir stets die Prämisse: „das Programm” – muss innerhalb einer Stunde durch unsere Mitarbeiter zu verstehen sein. Wenn man innerhalb dieses Zeitfensters nicht instande ist das Programm halbwegs zu nutzen, scheidet es aus. [...] Die von uns angetestete Qrmaint-Software erwies sich als ein sehr transparentes Programm zum Management von Instandhaltungsmaßnahmen. Hier gab absolut keine Probleme mit der Handhabung.
Instandhaltungsleiter bei DB Cargo
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Die Software deckt alle Aufgaben ab und bietet eine einfache Handhabung, einschließlich der Verwaltung des Ersatzteillagers. Sie ermöglicht eine gute Übersicht der einzelnen Anlagen durch Lagepläne und bietet die Möglichkeit, Fotos und Videos an Meldungen anzuhängen. Die Kommunikation innerhalb der Meldungen ist unkompliziert, und die Auswertung von Berichten kann problemlos exportiert werden.
Leiter Instandhaltung / Head of maintenance
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Kunden bemerken schnell, wenn Geräte defekt sind, und das kann sich negativ auf unser Image auswirken. Mit QRmaint werden Fehler in kürzester Zeit behoben, was die Zahl der Nutzer unserer Clubs erhöht.
Leiter des Fitnessstudios
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Das QRmaint-System ist ein Programm, das die Anforderungen von Industrie 4.0 sehr gut ergänzt.
Stellvertretender Technischer Direktor
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QRmaint ist eine äußerst benutzerfreundliche und intuitiv zu bedienende Instandhaltungssoftware, die sich als innovatives Werkzeug mit erheblichem Potenzial herausstellt. Dies macht die Software zu einer wertvollen Lösung für Unternehmen, die nach effektiven und maßgeschneiderten Instandhaltungslösungen suchen.
Pojektmitarbeiter
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Wir führten ausgiebige Marktrecherchen auf der Suche nach einem Softwaranbieter, bei dem Preis und Qualität einhergehen. Dabei verfolgten wir stets die Prämisse: „das Programm” – muss innerhalb einer Stunde durch unsere Mitarbeiter zu verstehen sein. Wenn man innerhalb dieses Zeitfensters nicht instande ist das Programm halbwegs zu nutzen, scheidet es aus. [...] Die von uns angetestete Qrmaint-Software erwies sich als ein sehr transparentes Programm zum Management von Instandhaltungsmaßnahmen. Hier gab absolut keine Probleme mit der Handhabung.
Instandhaltungsleiter bei Valvex
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Das Wichtigste ist, dass meine Mitarbeiter wissen, wie viel sie zu tun ist und welche Prioritäten sie haben. Techniker haben Zugriff auf Aufgaben in Echtzeit. Grundsätzlich beugen wir nun Situationen vor, in denen zuvor Aufgaben verpasst oder vergessen wurden.
Abteilungsleiter Instandhaltung und Innovation
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Das in unserem Unternehmen implementierte Qrmaint-System hat die Arbeit unseres Teams aus der Instandhaltungsabteilung erheblich verbessert und die Reaktionsfähigkeit der Teams auf aktuelle Produktionsausfälle deutlich erhöht.
Ingenieur für die Optimierung von Produktionsprozessen
mehr
QRmaint hat uns von der förmlich erschlagenden Menge an zu auszufüllenden Papierdokumenten befreit. Wir haben jetzt einen einfachen Überblick über den Verlauf von Ausfall, Reparatur und Service samt Reaktionszeit, welche deutlich reduziert wurde.
Prozessingenieur
mehr
Die Meldung einer Störung mithilfe der auf der betroffenen Maschine angebrachten QR-Codes, hat Ungereimtheiten, von denen die Maschine betroffen war, praktisch beseitigt. Das Speichern aller Einträge im System gibt ein gutes Bild davon, mit welcher Maschine wir die größten Probleme haben.
Automation Service Supervisor
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Meine Arbeit im Unternehmen unterteilt sich in 2 Etappen: 1. Vor der Einführung von QRmaint - gab es viele unnötige Telefone, die ständig über den Fortschritt der Störungsbeseitigung und über die große Menge an Themen, die berücksichtigt wurden, berichteten. 2. Nach der Implementierung von QRmaint, ergab sich endlich Möglichkeit nur auf wichtige Themen zu konzentrieren und allen Beteiligten präzise Informationen zuzuweisen. Somit sind alle permanent auf dem neuesten Stand gehalten und 100% der gemeldeten Fälle werden bearbeitet.
Leiter der Instandhaltung
mehr
QRmaint habe Ich selbst an einem Abend einsatzbereit konfiguriert und schon an den folgenden Tagen floßen bereits Störungsmeldungen von unseren Technikern und Maschinenbedienpersonal herbei ;)
Produktionsdirektor
mehr
QRmaint hat Hunderte von E-Mails ersetzt, die unabhängig vom Thema, unübersichtlich in eine gemeinsame Liste aufgenommen wurden, anstatt, je nach Thematik, den richtigen Personen zugewiesien zu sein. Früher, als eine Störung bereits behoben wurde, war aufgrund des fehlenden Feedbacks niemand davon in Kenntnis gesetzt worden und die Meldungen häuften sich unkotrolliert an. Heute haben wir einen Überblick über den aktuellen Zustand eines jeden Ausfalls und können vor allem die Handlungen der Mitarbeiter analysieren, die für die Umsetzung der Meldungen verantwortlich sind. Mariusz Staniszewski – IT Abteilungsleiter
IT Abteilungsleiter
mehr
Das System funktioniert reibungslos. Die Reaktionszeit unserer Teams hat sich deutlich verkürzt. Es ist ein viel besseres Kommunikationsmodell als Telefone und das Aufschreiben von Fehlern auf Karten oder im Speicher.
Kanzler der Akademie für Sport in Warschau
mehr
Seit dem Moment wir QRmaint eingeführt haben, entwickelt sich das Programm weiter - unsere branchenspezifischen Funktionen wurden auf Wunsch angepasst - wie zum Beispiel ein Zeitplan, der sich zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht im System befand und jetzt wie ein Kalender in Google aussieht.
Technischer Koordinator für die Instandhaltung von Immobilien
mehr
QRmaint ist als zuverlässiges, flexibles und reaktionsschnelles Unternehmen bekannt und sind für die Implementiertung von Kundenideen offen. Ihr System erleichtert uns die Arbeit und die Reportingfunktion wurde von unseren Kunden begrüßt.
Vorstandsvorstizender
mehr
Das QRmaint-System hat zur Wettbewerbsfähigkeit unserer Dienstleistungen auf dem Immobilienmarkt deutlich beigetragen. Zusätzlich zu unserem Standard-Service bieten wir unseren Kunden nun ein Werkzeug, um Vorfälle schnell zu melden und Arbeiten rund um die Immobilien zu verfolgen.
mehr
Die Einführung von QRmaint hat sich als Lösung unserer größten Herausforderung erwiesen, nämlich der laufenden Schadensbehebung unserer Immobilien. Der nächste Schritt, den wir zusammen mit QRmaint gehen wollen, ist die Unterstützung unserer Verwaltungsmanager, die z.B. Wohnungsreinigungen verwalten.
Geschäftsführer
mehr
Bei uns stellt jede Minute Ausfallzeit einen sehr hohen Kostenfaktor dar. An diesem Punkt haben wir dank des QRmaint-Systems ein genaues Auge auf den Betrieb und können sogar Mikro-Ausfallzeiten von Maschinen messen, wenn ein Fehler auftritt, den der Maschinenführer selbst behebt. Da wir nun auch die Durchlaufzeiten für Reparaturen genau messen können, sind wir in der Lage, ein effizientes Vergütungs- und Belohnungssystem für das Wartungsteam einzuführen.
Leiter Instandhaltung
