Dokumentation in der Instandhaltung: Beispiele für Formulare und Dokumente in der Arbeit der UR-Abteilungen

Die Dokumentation in Wartungsabteilungen erfüllt mehrere wichtige Funktionen. Sie dient nicht nur der Formalität, sondern unterstützt auch den laufenden Betrieb. Wofür ist die Dokumentation zuständig? Sie bestimmt den Ablauf der Wartungsarbeiten, definiert Inspektionskriterien und erleichtert die Planung von Inspektionen. Im digitalen Zeitalter gehört die Papierdokumentation zugunsten moderner Systeme – wie z. B. CMMS – der Vergangenheit an. Wie sehen die wichtigsten Formulare und Dokumente aus, die im Arbeitsalltag von Wartungsabteilungen verwendet werden?

Arbeitsaufträge im CMMS-System – die Grundlage der Dokumentation

Ein grundlegendes Element der Dokumentation der UR-Abteilung sind Arbeitsaufträge. Im CMMS-System handelt es sich dabei um eine digitale Darstellung von Papierdokumenten dieser Art. In beiden Fällen enthalten sie ähnliche Daten – Maschinenname, Fehlerbeschreibung, Ersatzteilbedarf, Termin. Dank CMMS lässt sich der Umfang des Dokuments jedoch deutlich erweitern. Sie können beispielsweise problemlos den Standort des Geräts in der Halle, die Auftragspriorität, die voraussichtliche Zeit bis zur Aufgabenerledigung, Verweise auf frühere Einsätze oder Verbindungen zum Ersatzteillager hinzufügen.

Wie funktioniert das in der Praxis? Ganz einfach: Der Bediener oder Planer weist dem System eine Aufgabe zu, und der Techniker scannt anschließend mithilfe einer mobilen App das QR-Etikett auf dem Gerät. Daraufhin wird ein detaillierter Auftrag erstellt. So kann jeder Beteiligte sicher sein, mit aktuellen Daten zu arbeiten. Die Dokumentation der erledigten Aufgabe wird zudem sofort in der Datenbank gespeichert. Das sorgt für Transparenz und eine einfache Referenz für nachfolgende Arbeiten. Ein offensichtlicher Vorteil dieses Ansatzes ist auch das geringere Fehlerrisiko.

Inspektionschecklisten

Regelmäßige Inspektionen sind der Schlüssel zur frühzeitigen Erkennung von Unregelmäßigkeiten und bilden damit eine solide Grundlage für die effektive Arbeit der Instandhaltungsabteilung. Im traditionellen Modell verwendeten Ingenieure und Techniker hauptsächlich Checklisten oder Tabellenkalkulationen in Papierform. Diese sind jedoch recht starr und erfüllen mit dem Wachstum der Anlage oft nicht mehr ihren ursprünglichen Zweck. In CMMS können sie durch dynamische Formulare ersetzt werden, die präzise zu prüfende Punkte enthalten und spontan von einem mobilen Gerät aus ausgefüllt werden können. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Möglichkeit, automatisch Warnmeldungen zu generieren, wenn ausgewählte Indikatoren definierte Standards überschreiten.

Dank dieses Ansatzes erhält die Wartungsabteilung mehr Sicherheit und einen vollständigen Überblick über die Inspektionsbesuche. Außerdem können Fotos zur Dokumentation von Verschleiß oder Schäden angehängt werden. Die Inspektionsergebnisse können dann zur Planung präventiver Maßnahmen genutzt werden, und das System kann Serviceaufträge entsprechend der festgelegten Kritikalitätsschwellen generieren.

Ersatzteilbestand im CMMS

Welchen Herausforderungen stehen Instandhaltungsabteilungen gegenüber? Eine der größten ist zweifellos die Aufrechterhaltung eines angemessenen Ersatzteilbestands. Sowohl zu niedrige als auch zu hohe Bestände verursachen Probleme. Im ersten Fall muss mit Serviceverzögerungen gerechnet werden, im zweiten mit der Blockierung von Kapital ohne echten Mehrwert. Der traditionelle Dokumentationsansatz erschwert jedoch die laufende Überwachung der Lagerbestände oder regelmäßige Werkzeugprüfungen erheblich. CMMS schafft hier Abhilfe. Das System ermöglicht die Echtzeit-Inventur von Teilen. Jeder Ausgabe- oder Empfangsvorgang wird digital erfasst, was einen aktuellen Überblick über den Lagerstatus ermöglicht und die Suche nach verfügbaren Teilen erleichtert. Eine weitere nützliche Funktion ist die automatische Bedarfsprognose anhand der Verbrauchshistorie und geplanter Prüfungen.

Gesundheits- und Sicherheitsdokumentation und Genehmigungen für Facharbeiten

Dieser Dokumentationsteil betrifft vor allem Hochrisikobereiche. Arbeiten in der Höhe, Arbeiten im Maschineninneren, Aufenthalt in einer EX-Zone, Kontakt mit Chemikalien – all dies stellt zusätzliche Anforderungen nicht nur an die Sicherheit, sondern auch an die Dokumentation. Ein wichtiges Element sind hier unter anderem Genehmigungen. Darüber hinaus ist eine genaue Kontrolle der durchgeführten Arbeiten wichtig.

Der traditionelle Ansatz zu diesem Thema basiert auf Papierformularen, die manuelle Unterschriften der Gesundheits- und Sicherheitsabteilung erfordern. Mit CMMS wird dies deutlich einfacher. Sie können ein Genehmigungsformular erstellen, das:

• beschreibt den Umfang der durchzuführenden Aktivitäten zusammen mit einer Risikobewertung;
• legt die erforderliche persönliche Schutzausrüstung und Schulung der Mitarbeiter fest;
• ermöglicht elektronische Signaturen und digitale Genehmigungen;
• speichert einen Verlauf der erteilten Genehmigungen zusammen mit ihren Ablaufdaten und Verlängerungsbedingungen.

Welche Vorteile bietet das? Es gibt viele. Der wichtigste ist die Beschleunigung des Arbeitsbeginns, aber auch die Reduzierung des Risikos formaler Fehler ist erwähnenswert. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit einer schnellen Prüfung der gesamten Arbeitsschutzdokumentation im Falle einer externen Inspektion.

CMMS-Fehlermeldeformulare

Bei einem unerwarteten Maschinenausfall ist es wichtig, den Vorfall schnell und mit den wichtigsten Informationen – neben dem Wartungsplan – zu melden. Was ist mit der Maschine passiert? Wann ist der Fehler aufgetreten? Wie sieht der Fehler aus und wer meldet das Problem? Auch hier liegen die Vorteile des digitalen Ansatzes auf der Hand. Im CMMS-System lässt sich das Störungsmeldeformular sogar mobil ausfüllen. Ein solcher Bericht enthält Datum und Uhrzeit der Meldung, den Ort, ein Foto des beschädigten Elements, eine Beschreibung des Problems und die Auswirkungen auf die Produktion. Dank der Integration mit dem CMMS lässt sich der Bericht zudem direkt mit früheren Maschinenausfällen verknüpfen.

Diese Art der Berichterstattung verkürzt die Reaktionszeit der Wartungsabteilung erheblich. Das Team erhält den vollständigen Kontext, bevor die Diagnose beginnt. Dies unterstützt nicht nur die Fehlerdiagnose selbst, sondern auch nachfolgende Reparaturmaßnahmen erheblich.

Abnahmeprotokoll und Leistungsbestätigung

Nach Abschluss jeder Wartungsmaßnahme lohnt es sich, den Abschluss der Arbeiten zu bestätigen. Dank CMMS basiert diese Tätigkeit nicht mehr ausschließlich auf Papierprotokollen und handschriftlichen Unterschriften. Ein digitales Bestätigungsformular ist wesentlich komfortabler – eine solche Lösung bietet eine Vorschau der Liste aller Aktivitäten im Auftrag, ermöglicht die eindeutige Kennzeichnung abgeschlossener Schritte und sogar die automatische Summierung von Arbeitszeit und eingesetzten Ressourcen. Dies ist insbesondere für das Wartungsmanagement eine große Hilfe. Dieser Ansatz bietet sofortigen Einblick in den Durchführungsverlauf und den Maschinenstatus in Echtzeit.

Integration der Dokumentation in ein zusammenhängendes System

Wie lässt sich die effiziente Arbeit der Instandhaltungsabteilung im Kontext der Dokumentation sicherstellen? Dabei ist es vor allem wichtig, die Aufteilung von Dokumenten auf verschiedene unabhängige Systeme zu vermeiden. Zentralisierung bietet hier viele Vorteile. Ein CMMS kann als zentrales Archiv fungieren. Arbeitsaufträge, Checklisten, Störungsberichte und Abnahmeprotokolle stehen direkt nebeneinander zur Verfügung und können automatisch mit Datenbanken, z. B. der Ersatzteildatenbank, verknüpft werden. Arbeitsschutzformulare und Genehmigungen ergänzen den Kontext bei Bedarf zusätzlich. Doch das ist noch nicht alles. Das CMMS-System kann zudem Berichte und Analysen erstellen, die Daten aus verschiedenen Dokumenten kombinieren.

Dieses Modell erhöht nicht nur die Transparenz, sondern macht auch die manuelle Informationsübertragung überflüssig. Dadurch ist das Fehlerrisiko deutlich geringer. Dank CMMS-Modulen läuft der Datenfluss reibungslos, und die Techniker können sicher sein, dass sie mit aktuellen, geprüften Dokumenten arbeiten.

Dokumentation im CMMS – Vorteile

Die Digitalisierung der Dokumentation und die Integration verschiedener Dokumente in das CMMS-System bieten konkrete Vorteile für jedes Werk. Hier sind die wichtigsten:

• Reduzierung von Fehlern, die auf veraltete oder unvollständige Formulare zurückzuführen sein könnten;
• Zeitersparnis – schnellere Suche und automatische Generierung von Dokumenten;
• verbesserte Kommunikation – alle Prozessteilnehmer haben Zugriff auf dieselben, aktuellen Daten;
• Planungsunterstützung;
• erhöhte Sicherheit.

Mitarbeiter erhalten ein Tool, das ihre täglichen Aufgaben deutlich vereinfacht. Manager wiederum können sich auf einen ständigen Einblick in die wichtigsten Leistungsindikatoren verlassen. CMMS ist daher ein sehr wichtiges Element einer modernen Instandhaltungsabteilung – machen Sie sich auf unserer Website mit den QRmaint-Funktionen vertraut, um mehr zu erfahren.