Instandhaltung mit MS Excel: Digitalisierung der Instandhaltung mit CMMS-System

Es besteht kein Zweifel, dass MS Excel nach wie vor das am häufigsten verwendete Tool in Wartungsabteilungen ist. Statistiken der International Facility Management Association (IFMA), einer Organisation, die Wartungsvorgänge weltweit untersucht, zeigen, dass 69 % der Unternehmen weiterhin MS Excel und manuell erstellte Tabellenkalkulationen verwenden . Die Studie wurde in acht europäischen Ländern durchgeführt, darunter Deutschland, Polen und die Niederlande.

Dieses Ergebnis ist interessant und verblüffend zugleich. Es besteht kein Zweifel daran, dass Fertigungsunternehmen größtenteils mit modernen Systemen und Software ausgestattet sind, die ihnen effektives Arbeiten ermöglichen. Die BPSC-Studie zeigt, dass 77 % der 350 befragten Fertigungsunternehmen über ERP-Systeme verfügen. Dennoch nutzt jedes vierte Unternehmen weiterhin MS Excel für die Planung.

Die erste Schlussfolgerung, die uns in den Sinn kommt, ist, dass Unternehmen nach Lösungen suchen, die einfach zu bedienen sind und keine Mitarbeiterschulung erfordern. Basierend auf den Erfahrungen unserer Experten aus verschiedenen Branchen, wie Lieferkette, Logistik und Fertigung, besteht in Unternehmen dieser Branchen ein Trend zum Einsatz von MS Excel, da es ein kostengünstiges und benutzerfreundliches Tool ist.

In diesem Artikel erläutern wir, wie MS Excel in Fertigungsunternehmen in Wartungsabteilungen eingesetzt wird. Wir zeigen außerdem Tools auf, die Excel-Tabellen in Wartungsabteilungen erfolgreich ersetzen, beispielsweise CMMS-Systeme . Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Wartungsabläufe Ihres Unternehmens optimieren können, indem Sie mobile Geräte und moderne CMMS-Systeme zur Planung von Inspektionen und Präventivmaßnahmen nutzen.

Wie verwenden Wartungsabteilungen MS Excel?

Instandhaltungsabteilungen (UR) nutzen MS Excel nach wie vor sehr intensiv für verschiedene Zwecke. Allerdings werden sie zunehmend durch spezialisierte CMMS-Systeme ersetzt. Hier einige Beispiele für Excel-Anwendungen in der UR-Abteilung:

Datenaufzeichnung und -verfolgung

Mit Excel lässt sich eine Liste der Maschinen und Geräte einer Anlage mit ihren technischen Parametern, Prüfterminen, Reparaturhistorie etc. erstellen. Darüber hinaus können mit Excel Störungen, aber auch deren Ursachen oder die Dauer von Ausfallzeiten erfasst werden.

Datenanalyse

In Excel können Sie verschiedene Indikatoren berechnen, wie z. B. MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time to Repair) und die Maschinenverfügbarkeit. Erwähnenswert ist auch, dass Sie mit Excel Berichte über den technischen Zustand von Maschinen erstellen können. Grundsätzlich ermöglicht Excel die Analyse von Fehlerdaten und die Identifizierung der häufigsten Probleme und damit der Ausfallursachen.

Andere Verwendungen

MS Excel ermöglicht die Erstellung von Checklisten. Das bedeutet, dass Sie mit Excel Checklisten für Inspektionen und Wartungen von Maschinen, Geräten und Infrastruktur erstellen können. Darüber hinaus können Sie in Excel Wartungskosten berechnen. Dabei handelt es sich um Aktivitäten, die Arbeits-, Material- und Ersatzteilkosten beinhalten können.

Welche Einschränkungen bietet Excel für Wartungsabteilungen?

Obwohl Excel in Instandhaltungsabteilungen ein beliebtes Tool ist, weist es auch erhebliche Einschränkungen auf. Wir möchten die Verwendung von Excel in unserem Artikel nicht kritisieren, da wir der Meinung sind, dass es seine Rolle als gutes Kalkulationstool bis zu einem gewissen Grad erfüllt. Dennoch gibt es auch einige Einschränkungen von Excel, die die Arbeit von Instandhaltungsabteilungen erheblich erschweren:

• Fehlende Datenzentralisierung : Zu Beginn ist zu beachten, dass Daten in Excel oft über viele Dateien verstreut sind, was ihre Integration und Analyse erschwert. Auch der Zugriff auf Tabellen und Dateien von verschiedenen Speicherorten auf Festplatten und Servern kann zum Problem werden.
• Schwierigkeiten bei der Automatisierung von Prozessen : Viele Aktivitäten in Excel erfordern die manuelle Dateneingabe, was äußerst zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
• Eingeschränkte Berichts- und Analysefunktionen : MS Excel bietet grundlegende Berichts- und Analysefunktionen. Für komplexere Berechnungsaufgaben kann dies jedoch unzureichend sein (insbesondere, wenn das Unternehmen nicht über Makro- und VBA-Kenntnisse verfügt, die erweiterte Excel-Funktionen für Berechnungen und Analysen darstellen).

CMMS als Alternative zu MS Excel

Wie wir anhand der präsentierten Daten sehen, nutzen viele Unternehmen immer noch MS Excel-Tabellen für die Wartung von Maschinen und Geräten in der Produktion. Es ist jedoch erwähnenswert, dass das CMMS-System für die Wartung deutlich mehr Möglichkeiten und Vorteile bietet. Der wichtigste Punkt ist der Ersatz manueller Arbeit durch Automatisierung. Hier einige Beispiele:

• Datenzentralisierung: Das CMMS-System speichert alle Daten zu Reparaturen, Wartungen und vorbeugenden Maßnahmen. Die Daten befinden sich an einem Ort, was den Zugriff erleichtert und das Risiko von Duplikaten oder veralteten Informationen eliminiert. Wir sprechen dann von einer einzigen Quelle der Wahrheit. Die Zentralisierung umfasst unter anderem die Historie von Inspektionen und Reparaturen, die technische Dokumentation der Maschinen, Informationen zu Ersatzteilen, Wartungspläne, Daten zu Störungen und deren Ursachen, Wartungskosten usw.
• Prozessautomatisierung: Das CMMS-System automatisiert viele Prozesse, wie z. B. die Planung von Inspektionen, die Erstellung von Arbeitsaufträgen und die Nachverfolgung des Ersatzteilverbrauchs. Besonders hervorzuheben ist, dass das CMMS-System automatisch Anforderungsformulare für fehlende Teile erstellt. Dies minimiert das Risiko von Ausfallzeiten durch fehlende Ersatzteile.
• Berichterstellung und Analyse: Das CMMS-System ermöglicht die Erstellung von Berichten und Analysen zur Wartung. Diese Funktionalität ermöglicht es, Trends bei Ereignissen, Fehlerursachen und Verbesserungsbereiche zu erkennen. Darüber hinaus automatisiert diese Funktion die Überwachung von KPIs. Wartungsabteilungen können dadurch leichter Bereiche identifizieren, in denen die Effizienz verbessert werden kann.
• Integration mit anderen Systemen: Das CMMS-System kann mit anderen im Unternehmen verwendeten Systemen integriert werden, wie z. B. dem ERP-System (Enterprise Resource Planning), dem Fertigungsmanagementsystem (MES) oder dem SCADA-System. Die Integration ermöglicht den Datenaustausch zwischen den Systemen.

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines CMMS-Systems?

Basierend auf Untersuchungen von Deloitte, einer internationalen Organisation für Analysen, können wir darauf hinweisen, dass Unternehmen durch den Einsatz digitaler Tools vielfältige Vorteile erzielen können. Untersuchungen von Deloitte belegen, dass die potenziellen Vorteile folgende sind:

• Unternehmen können Materialeinsparungen von 5–10 % nachweisen, was sich in geringeren Betriebs- und MRO- Materialkosten niederschlägt.
• Dank einer effizienteren Bestandsverwaltung können Unternehmen mit einer Reduzierung der Lagerkosten um 20 % rechnen.
• In der Produktion kann eine Steigerung der Anlagenverfügbarkeit um bis zu 10–20 % erreicht werden, was eine bessere Ressourcenauslastung gewährleistet.
• Wartungsabteilungen können die Gesamtplanungszeit von Wartungsaktivitäten um 20–50 % verkürzen, was schnellere und effektivere Präventivmaßnahmen ermöglicht.
• Die Digitalisierung ermöglicht einen besseren Zugriff auf Daten und reduziert die Gesamtwartungskosten um 5–10 %, was zu echten Einsparungen führt.
• Unternehmen können Vorschriften wie UDT besser einhalten, was die Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erhöht.
• Darüber hinaus haben Wartungsabteilungen mehr Zeit, Betriebsprobleme zu lösen, anstatt sie mit dem Sammeln von Daten zu verschwenden.

Zusammenfassung

Studien von Deloitte und anderen anerkannten Organisationen bestätigen, dass die Implementierung eines CMMS-Systems messbare Vorteile bringt. Dazu gehören Einsparungen bei Material- und Lagerkosten sowie eine höhere Geräteverfügbarkeit. Wartungsabteilungen wird daher empfohlen, die Implementierung eines CMMS als Alternative zu MS Excel in Betracht zu ziehen. Diese Investition bringt messbare Vorteile und ermöglicht es Ihnen, Wartungsabläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und die Sicherheit zu verbessern. Warten Sie nicht, bis veraltete Tools wie Excel die Entwicklung Ihrer Wartungsabteilung behindern. Entscheiden Sie sich für moderne Lösungen wie CMMS-Systeme und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Instandhaltung!