Einführung des CMMS-Systems QRmaint: Wie konnte die Bäckerei Bartkowscy den UR-Betrieb in mehr als 20 Einrichtungen rationalisieren?

Wenn wir an die Lebensmittelindustrie und Lebensmittelproduktion denken, stellen wir uns die vielen Herausforderungen vor, mit denen die Produzenten konfrontiert werden. Wir meinen nicht nur Vorschriften, HACCP, Gesundheit und Sicherheit, sondern auch die Herausforderungen, die mit der Aufrechterhaltung einer hohen Effizienz verbunden sind. Die Bäckereibranche arbeitet wie viele andere mit eher niedrigen Margen, wobei in der Produktion nicht nur die Quantität, sondern vor allem die Qualität von größter Bedeutung ist.

Um die Qualität sicherzustellen, müssen Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer Produktionsabläufe sicherstellen, sondern auch die der Einrichtungen, in denen sie ihre Produkte verkaufen.

In diesem Artikel sprechen wir über die Implementierung des QRmaint CMMS-Systems bei der Bäckerei Bartkowscy , die das System zur Aufrechterhaltung des Kundenverkehrs an 23 Standorten ihrer Geschäfte nutzt, in denen sie qualitativ hochwertige, in ihren Bäckereien hergestellte Produkte verkauft. Wir sprechen über die Umsetzung mit Herrn Tomasz Bartkowski, Brand Manager, der auch für die Verbesserung und Erweiterung der operativen Aktivitäten in allen Bereichen von Piekarnia Bartkowscy verantwortlich ist. Es ist wichtig, gleich zu Beginn zu erwähnen, dass das QRmaint CMMS-System bald auch die Wartungsarbeiten der Bäckerei- und Konditoreianlage selbst abdecken wird.

Erfahren Sie im Artikel mehr darüber und finden Sie heraus, welchen großen Unterschied die Digitalisierung mit dem CMMS-System QRmaint in der Bäckereibranche, aber auch in gewerblichen Einrichtungen macht, zu denen eine Bäckereikette gehört, die ein echter Marktführer auf dem lokalen Markt ist. Mehr dazu weiter unten.

Herausforderungen bei der Instandhaltung von Gewerbe- und Produktionsanlagen

Wie bereits erwähnt, entschied sich die Bäckerei Bartkowscy für die Implementierung des CMMS-Systems QRmaint und begann dabei mit gewerblichen Einrichtungen. Daher wollte das Unternehmen seine Betriebsabläufe rationalisieren und die Servicearbeiten standortübergreifend standardisieren, um sicherzustellen, dass die Endkunden den qualitativ hochwertigsten Service am besten Standort erhalten.

Die Aufrechterhaltung des Verkehrs in gewerblichen Einrichtungen bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, die sich direkt auf die Betriebseffizienz auswirken. Dies hat auch Auswirkungen auf den Kundenkomfort und die Betriebskosten. Welchen Herausforderungen mussten sie sich also stellen? Schauen wir uns das unten genauer an:

Sicherstellung der Geschäftskontinuität – Ausfälle von Installationen, Geräten oder Systemen führen zu Ausfallzeiten. Sie beeinträchtigen das Kundenerlebnis negativ und führen zu finanziellen Verlusten. Das gleiche Problem betraf in unterschiedlichem Ausmaß auch die Bäckerei Bartkowscy.

Wir brauchen einfach eine effiziente Kommunikation und einen Ort, an dem wir Informationen zu Fehlern und Gerätestandorten sammeln können, um ein vollständiges Bild der Situation zu erhalten. Wir betreiben Filialen und daher ist es für unser Segment von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation und den schnellen Informationsfluss zu verbessern, insbesondere in der Kommunikation zwischen den für einen bestimmten Bereich zuständigen Mitarbeitern. Dies gilt sowohl für Techniker als auch für das Ladenpersonal, da der Kontakt mit den Technikern telefonisch einfacher ist. Darüber hinaus benötigen die Ladenmitarbeiter eine sehr einfache Möglichkeit, Probleme zu melden. In unserem Fall handelt es sich dabei um Whistleblower, also Verkäufer.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Effektives Servicemanagement – ​​Herr Tomasz, der seit langem für die Leitung der UR-Mitarbeiter verantwortlich ist und aus der Not heraus die Arbeit der Servicetechniker koordiniert, hat schon lange erkannt, dass die Überwachung der Inspektionspläne und eine schnelle Reaktion auf Störungen Schlüsselelemente einer effektiven Wartung sind. Bis zur Implementierung des QRmaint CMMS-Systems wurden Benachrichtigungen über WhatsApp kommuniziert, was dazu führte, dass viele Benachrichtigungen nicht abgeschlossen wurden, weil sie im Dickicht der Nachrichten verloren gingen.

Optimierung der Wartungskosten – laufende Wartung, Reparaturen und Upgrades erfordern ein Budget, daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Zuverlässigkeit der Infrastruktur zu finden.

Management der technischen Infrastruktur – Es besteht kein Zweifel daran, dass gewerbliche Einrichtungen über viele Systeme verfügen (z. B. Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Elektrik, Sanitäranlagen), die regelmäßig überprüft und gewartet werden müssen, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten. Gleiches galt für die Bäckerei, die diesbezüglich viele Herausforderungen zu bewältigen hatte.

Sicherheit bei der Lebensmittellagerung – Geschäfte und Bäckereien müssen sicherstellen, dass Kühlschränke, Gefrierschränke und Belüftungssysteme ordnungsgemäß funktionieren. Multiplizieren Sie diese Zahl einfach mit 23 und Sie haben eine ganze Menge Geräte. Um die richtigen Lagerbedingungen für die Produkte aufrechtzuerhalten und Hygienestandards einzuhalten, müssen sie nahezu ständig in Betrieb sein.

Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen – die Herausforderung bei der Bäckerei Bartkowscy bestand in der manuellen Überwachung des technischen Zustands der Anlagen. Es war zeitaufwändig und anfällig für manuelle Fehler. Daher bestand innerhalb des Unternehmens ein wachsender Bedarf an einem System, das das Wartungsmanagement erleichtert und eine kontinuierliche Überwachung des Gerätezustands ermöglicht.

Das Engagement der Mitarbeiter ist der Schlüssel zur Effektivität. Leider ist es ohne die richtigen Hilfsmittel äußerst schwierig, sie motiviert zu halten. Wir hatten oft Probleme mit unvollständigen Bestellungen und mangelnder Transparenz hinsichtlich ihres Status. Der Mangel an Informationen darüber, wann Aufgaben begonnen und abgeschlossen wurden, erschwerte die Überwachung des Fortschritts und erforderte zusätzliche Kommunikation mit Technikern. Daher hatte ich keinen Echtzeit-Einblick in die Auftragserfüllung. Zur Verbesserung der Kommunikation und Effizienz ist die Einführung eines Systems von entscheidender Bedeutung, das Transparenz gewährleistet und die Verfolgung des Aufgabenstatus von Anfang bis Ende ermöglicht.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Technischer Support in den Einrichtungen der Bäckerei Bartkowscy

Im Rahmen des Fehler- und Reparaturmanagements werden Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit zu Schlüsselelementen. Das im Anlagennetzwerk von Piekarnia Bartkowscy implementierte CMMS-System QRmaint ermöglichte es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. So könnte man in diesem Zusammenhang erwähnen, dass es sich hier vor allem um Mitteilungen und Meldungen zur Fehlerbehebung handelt.

Obwohl das System die Möglichkeit bietet, detaillierte Berichte zu erstellen, konzentriert sich die Bäckerei- und Konditoreiverwaltung auf die laufende Überwachung des Status der Anträge. Durch die regelmäßige Überprüfung der Problemliste können wir Störungen schnell erkennen und beheben. Dies führt zu einer Minimierung der Ausfallzeiten und einer Steigerung der Zufriedenheit unserer Kunden.

Zusammenfassend können wir klar hervorheben, dass das QRmaint-System die Arbeit in diesen Bereichen erleichtert hat:

Verbesserte Kommunikation und Informationsfluss: Das System schuf einen zentralen Ort zum Sammeln von Informationen über Fehler und Gerätestandorte, was die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern erleichterte. Darüber hinaus ermöglichte es den schnellen Informationsfluss, insbesondere zwischen Technikern und Filialmitarbeitern, was für Unternehmen mit mehreren Standorten von entscheidender Bedeutung ist. Erwähnenswert ist auch, dass QRmaint Ladenmitarbeitern (Whistleblowern/Verkäufern) eine einfache und effektive Möglichkeit bietet, Probleme zu melden, wodurch zeitaufwändige Telefonkontakte überflüssig werden.

Bisher war es aufgrund fehlender präziser Informationen für uns nicht immer leicht, den genauen Standort einzelner Geräte und deren aktuellen Reparaturstatus zu ermitteln. Diese Unwissenheit führte zu Verzögerungen und Ineffizienzen. Durch die Implementierung des QRmain-Systems mit Statusverfolgung konnten wir die vollständige Kontrolle über diese Aspekte erlangen. Jetzt können wir mit nur wenigen Klicks sofort feststellen, wo sich ein Gerät befindet und in welchem ​​Reparaturstadium es sich befindet.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Verbessertes Aufgabenmanagement und Umsetzungsverfolgung: Das System ermöglichte die Verfolgung des Arbeitsfortschritts, der Aufgaben und ihrer Umsetzung. Dies wiederum gab Aufschluss darüber, ob Aufgaben begonnen und abgeschlossen wurden. Es besteht auch kein Zweifel daran, dass das Problem des mangelnden Wissens über den Status von Reparaturen und der Aufgabenimplementierung beseitigt wurde. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, ständig anzurufen, um Informationen einzuholen.

Durch die Implementierung des QRmaint-Systems wurde das Engagement der Mitarbeiter deutlich gesteigert. Durch die Bereitstellung eines intuitiven Tools zum Melden von Problemen und Überwachen ihres Status wurde es für jeden Mitarbeiter einfacher, am Fehlermanagementprozess teilzunehmen. Jeder Mitarbeiter erhielt die Möglichkeit, aktiv an der Identifizierung und Lösung von Problemen mitzuwirken, was sich unmittelbar in einem gesteigerten Verantwortungsbewusstsein und einer verbesserten Gesamtbetriebseffizienz niederschlug. Bisher nutzten wir zur Meldung und Behebung von Fehlern die WhatsApp-Plattform, was zu erheblichem Informationschaos führte. Wichtige Daten und Gespräche gingen oft verloren, was es für uns schwierig machte, Probleme effektiv zu bewältigen. Die Übertragung dieses Prozesses auf das QRmaint-System erwies sich als bahnbrechende Lösung. Jeder Fehler hat jetzt seine eigene Konversation, was uns Klarheit und Ordnung in unserer Kommunikation gibt. Dadurch erhalten wir einen vollständigen Einblick in die Historie jedes einzelnen Falles und können den Arbeitsfortschritt geordnet verfolgen.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Geräteortung: Das CMMS-System von QRmaint hat es Bartkowscy ermöglicht, Maschinen und Geräte schnell zu lokalisieren, was für Unternehmen mit mehreren Filialen sehr hilfreich ist.

Eine der wertvollsten Funktionen des QRmaint-Systems war für uns die Möglichkeit, Einsendungen zu kommentieren und Fotos und Videos anzuhängen. Diese visuelle Form der Kommunikation beschleunigte den Prozess der Problemdiagnose erheblich. Anstatt einen Fehler mit Worten zu beschreiben, können die Mitarbeiter ihn jetzt visuell darstellen. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und das Problem schneller verstanden. Dadurch können Techniker die Situation aus der Ferne beurteilen und die Reparatur vorbereiten, was die Interventionszeit verkürzt.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Zusammenfassung

Man kann mit Sicherheit sagen, dass sich die Implementierung des QRmaint CMMS-Systems bei Piekarnia Bartkowscy als ein wichtiger Schritt zur Rationalisierung der Wartungsvorgänge erwiesen hat. Das System verbesserte das Fehler- und Reparaturmanagement. Für Herrn Tomasz handelt es sich dabei um eine Lösung, die das Kommunikationschaos beseitigt und Transparenz in die Prozesse bringt. Dank der Zentralisierung von Informationen, dem mobilen Zugriff und den Visualisierungsfunktionen hat das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Anlagen erlangt. Betrachtet man die Vorteile noch einmal, so führt dies zu Zeit- und Kosteneinsparungen.

Herr Tomasz, auf die Frage, welche Erwartungen Sie im Zusammenhang mit dem System für das kommende Jahr haben, fügte er abschließend hinzu:

Unser Ziel ist es, einem größeren Mitarbeiterkreis Zugriff auf wichtige Systemfunktionen zu ermöglichen, insbesondere im Zusammenhang mit der Temperaturüberwachung in Kühlhäusern, die für die Einhaltung der HACCP-Anforderungen von entscheidender Bedeutung ist. Allerdings müssen wir eine Lösung finden, die keine übermäßigen Kosten verursacht, die mit der Notwendigkeit verbunden sind, allen Personen Führungsrechte zu gewähren. Wir suchen nach einer effektiven Möglichkeit, den Mitarbeitern eine kontinuierliche Temperaturaufzeichnung zu ermöglichen und gleichzeitig die Budgetkontrolle zu wahren. Ich gehe davon aus, dass wir hierfür das QRmaint-System verwenden können. Was QRmaint betrifft, würde ich, wenn ich mit jemandem sprechen würde, dieses System auf jeden Fall empfehlen, weil es mir geholfen hat. Ich kann also nicht ehrlich sagen, dass es hilfreich ist.

Tomasz Bartkowski

Brand Manager bei Bartkowscy Bakery

Wenn Ihr Unternehmen auch mit der Herausforderung kämpft, den Verkehr über verteilte Standorte hinweg aufrechtzuerhalten, könnte das CMMS-System von QRmaint die perfekte Lösung sein. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen bei der Optimierung Ihrer Betriebsabläufe helfen können. Optimieren Sie mit uns Ihre Kosten und steigern Sie die Arbeitseffizienz Ihres Teams.