Aspekte der erfolgreichen Instandhaltung: Aufgabenmanagement

Effizientes Management der Instandhaltungsabteilung ist für jeden Produktionsbetrieb entscheidend. Wenn jeder Augenblick des Maschinenstillstands erhebliche finanzielle Verluste bedeutet, können spezialisierte Systeme wie Instandhaltungssoftware deren Auftreten und Andauern erheblich minimieren. Sie ermöglichen nicht nur eine schnelle Reaktion auf Störungen, sondern fördern auch effiziente Arbeitsleistung.

Instandhaltungssoftware ermöglicht beispielsweise den Mitarbeitern der Instandhaltung, Wartungsaufgaben mithilfe mobiler Geräte zu bearbeiten. Darüber hinaus erleichtern sie die Erstellung detaillierter Arbeitspläne, Zeitmanagement von Wartungsarbeiten, Verfolgung des Arbeitsfortschritts und die Planung von wartungsbedingten Maschinenstillständen.

In diesem Beitrag werden praktische Beispiele für die Anwendung von Aufgabenmanagementfunktionen in einer Instandhaltungssoftware vorgestellt, darunter wichtige Aspekte der Arbeitsorganisation der Instandhaltungsabteilung sowie Planung, Zuweisung und Durchführung von Wartungsarbeiten.

CMMS unterstützt bei Wartungsaufgaben

Wartungsmanagement mit Instandhaltungssoftware

In der Ära der Digitalisierung wird der Einsatz von spezialisierter Software immer offensichtlicher. Instandhaltungssoftware stellt da keine Ausnahme dar. Hierbei wird ihr als Einsatzgebiet die Überwachung und Verwaltung von Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der Instandhaltungsabteilung aufgesetzt. Trotz dieser offensichtlicher Fakten, verwenden dennoch viele Unternehmen auch heute noch Arbeitskarten in Papierform oder führen manuell ausgefüllte Wartungsbögen auf Papier. Die hierzu liegenden Nachteile, wie aufwendige Bereitstellung und beschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten der Dokumente (diese müssen ausgedruckt, ausgehändigt, händisch ausgefüllt und wieder eingesammelt werden, ohne Möglichkeit Fotografien etc. beizufügen), Verwahrung und erschwerte Auswertung (autom., elektr. Weiterverarbeitung nicht möglich) werden oft in Kauf genommen. Dazu nehmen Dokumente in Papierform viel Aktenplatz ein und erfordern eine penible Dokumentorganisation. Die Tatsache, dass diese Dokumente auf die Dauer in Ordnern abgelegt werden müssen, erschwert umso mehr den schnellen Zugriff auf sämtliche darin enthaltene Informationen.

Diese altmodische Art der Wartungsführung zieht mich sich noch viele weitere Beeinträchtigungen, wobei doch die Arbeit der Instandhaltungstechniker vor allem durch die schnelle und richtige Entscheidungsfindung sowie durchdachte Planung und Koordination erst effizient ausfallen kann. Erst eine fortlaufende Beständigkeit und Systematik der angewendeten Instandhaltungsmaßnahmen mit Einschließung sämtlicher zur Verfügung stehender Ressourcen kann eine ausgiebige und erfolgreiche Instandhaltung aufstellen.

Produktionstechniker können das CMMS nutzen, um Aufgaben effizienter zu verwalten

In den folgenden Absätzen werden wir darauf näher eingehen in welchen Bereichen der Instandhaltung der Einsatz von Instandhaltungssoftware Ihre Vorteile zeigt:

Verteilung von Wartungsaufgaben

Die Instandhaltungssoftware ermöglicht eine genaue Zuweisung von Wartungsaufgaben an ausgewähltes Personal. Die dabei ins Spiel kommende Mobilfunktion bietet während einer Auftragsdurchführung nicht nur eine schnelle Identifizierung von Wartungsaufgaben, sondern liefert auch wertvolle Informationen für die Vorplanung, z.B. über die Bereitstellung der benötigten Werkzeuge und Betriebsmittel, die Arbeitsdurchführung mit Einsatz von Kontrolllisten und det. Aufstellung der Arbeitsetappen sowie ermöglicht verbrauchte Ersatzteile direkt im Auftragsfenster zu verbuchen. Zusätzlich wird neben der Priorisierung auch eine optimale Auslastung des Personals erzielt, was die allgemeine Instandhaltungseffizienz deutlich begünstigt.

Arbeitsdurchführung

Während der Ausführung von Aufgaben führen die Mitarbeiter bestimmte Tätigkeiten gemäß den Anforderungen des Maschinenparks durch. Dies können Inspektionen, Wartungsarbeiten oder hoch priorisierte Reparaturarbeiten sein, die eine schnelle Behebung von Maschinenfehlern erfordern.

Während der Aufgabenausführung kann der Instandhaltungstechniker in der mobilen App überprüfen, wie lange die ihm zugewiesene Aufgabe bereits läuft. Die Identifizierung der Maschine mithilfe von QR-Codes erleichtert auch die Überwachung der Stillstandszeiten und ermöglicht es den Managern, Aufgaben in Echtzeit zu überprüfen. Während der Arbeit hat der Instandhaltungstechniker Zugriff auf die vollständige Maschinendokumentation, visuelle Arbeitsanweisungen (Video, Fotos) oder vorbereitete Kontrolllisten.

Ersatzteillagerverwaltung

Während der Arbeitsdurchführung kann das Wartungspersonal dank der direkten Integration mit dem Ersatzteillager problemlos den Lagerbestand überprüfen, um sicherzustellen, dass die benötigten Teile verfügbar sind. Die Benutzeroberfläche der Instandhaltungssoftware ermöglicht zudem einen visuellen Einblick in den Ersatzteilbestand, was das Risiko der Entnahme falscher Ersatzteile aus dem Lager verhindert.

Techniker im Lager und in der Produktion können mit der mobilen CMMS-App Störungen und Fehler direkt vom Standort aus melden

Darüber hinaus können bei fehlender Verfügbarkeit von Teilen deren Bestände in anderen Lagern überprüft werden. Im Weiteren hat das Wartungspersonal die Möglichkeit, eine Nachbestellung für die Lieferung von Teilen an den entsprechenden Standort direkt über die mobile App aufzugeben.

All dies trägt dazu bei, die Wartezeit auf Ersatzteile zu verkürzen und die Wiederinbetriebnahme von Maschinen und Anlagen zu beschleunigen.

Einige Beispiele für den Einsatz von Instandhaltungssoftware bei Aufgaben

Obwohl sich die Aufgaben der Instandhaltung je nach den Eigenschaften des Maschinenparks unterscheiden können, ist es wichtig zu beachten, dass die Prozesse der Aufgabenverwaltung ähnlich ablaufen. Im Folgenden sind einige Beispiele für die Verwendung von Aufgabenmanagementfunktionen mithilfe einer Instandhaltungssoftware in einem Produktionsbetrieb aufgeführt. Diese Beispiele verdeutlichen die wichtige Rolle, welche die Instandhaltungssoftware dabei einnimmt.

Aufgabenzuweisung während eines Kontrollrundgangs

Während des täglichen Kontrollrundgangs durch den Produktionsbereich beobachtete der Leiter der Instandhaltung einen angerissenen Förderbandriemen an einer der Produktionsmaschinen. Nach Abschluss des Rundgangs reichte der Leiter zur mobilen App der Instandhaltungssoftware und nahm den entdeckten Schaden auf indem er unverzüglich eine Wartungsaufgabe für den zur Maschine zugehörigen Wartungstechniker erstellte.

Durch die Nutzung der Instandhaltungssoftware konnte der Leiter der Instandhaltung im Handumdrehen in der App einen verfügbaren Mitarbeiter auswählen, der die Aufgabe so schnell wie möglich in Angriff nehmen wird. Darüber hinaus fügte er mittels der App eine Beschreibung mit genauen Angaben über Vorfall und die Notwendigkeit des Austauschs des defekten Förderbandriemens hinzu, einschließlich eines beigefügten Fotos.

Der Instandhaltungstechniker erhielt eine Push-Benachrichtigung über die Ihm zugewiesenen Wartungsarbeit direkt auf sein Smartphone. Nach Erhalt der Benachrichtigung wusste der Techniker, welches Teil aus dem Lager entnommen werden muss, um die Maschine wieder in Betrieb zu nehmen. Dank der präzisen Beschreibung, die vom Leiter der Instandhaltung gesendet wurde, und der höheren Priorität der Aufgabe konnte der Techniker sofort mit den Arbeiten beginnen.

Mit Hilfe des Instandhaltungssystems können die Techniker Umlagerungen nach dem FIFO-Prinzip (Frist-in, Frist-Out) vornehmen, um den Lagerraum besser zu nutzen.

Wartungsarbeiten an der Produktionslinie

Die Instandhaltungs- und Arbeitsschutzabteilung führt eine Umwelt-Risikobewertung im Bereich der Endverpackungslinie durch. Der Techniker stellt fest, dass keine Alarmsignalisierung von der geöffneten Abdeckung C022 ausgeht.

Der Vorfall wird als Störung in einer Meldung dokumentiert, der an den Leiter der Instandhaltung weitergeleitet wird. Der Leiter der Instandhaltung nach vorläufiger Prüfung der eingegangenen Meldung in der Instandhaltungssoftware koppelt an diese eine entsprechende Wartungsaufgabe für die gemeldete Verpackungslinie mit höchster Priorität an. In der Aufgabenbeschreibung wird festgelegt, dass die Störung umgehend behoben werden muss.

Mittels Benachrichtigungen, die von der mobilen Instandhaltungs-App gesendet werden, wird der  Techniker, der für den Bereich zuständig ist, an dem die Endverpackungslinie betrieben wird, über die neue Auftragsstellung informiert. Der Techniker akzeptiert infolgedessen die Aufgabe ebenfalls über die mobile App. Anschließend bereitet er die erforderlichen Werkzeuge vor und begibt sich zum betroffenen Anlagenteil. Während der Inspektion öffnet der Techniker direkt auf seinem Smartphone in der mobilen App die dem Auftrag beigelegte Kontrollliste um die vorgegeben Arbeitsschritte zur Diagnose des Problems nachzuschlagen.

Die Checkliste sieht zunächst eine Überprüfung der ordnungsgemäßen Funktion des Sicherheitsrelais S022 vor. Der Techniker lokalisiert schnell das defekte PILZ PZE X4-Relais und reserviert unverzüglich mithilfe der mobilen App das sich im Hauptlager der Instandhaltung befindliche Teil. Danach geht er zum Lagerort, entnimmt das reservierte Teil, kehrt zur Arbeitsstelle zurück und baut es ein. Der Auftragsstatus wird dann in der mobilen App auf „Abgeschlossen“ gesetzt und die Bemerkung ‚zur Wiederinbetriebnahme freigegeben‘ hinzugefügt. Der Leiter der Instandhaltung erhält automatisch eine Systembenachrichtigung über den erfolgreichen Abschluss der Aufgabe.

Die mobile Anwendung des Wartungssystems hilft bei der Umsetzung einer vorbeugenden Wartungsstrategie, um ungeplante Stillstände in der Produktionslinie zu vermeiden.

Auftragsplanung

Bei einer Besprechung der Produktions-, Qualitäts-, und Instandhaltungsabteilung wurde die Erhöhung der Auslastung des Produktionsplans für den kommenden Monat (Juli) diskutiert. Der Grund dafür war die Vorhersage einer höheren Anzahl von Bestellungen in der kommenden Saison. Für die Instandhaltungsabteilung bedeutet dies, dass das Team der Instandhaltungstechniker in erhöhte Bereitschaft versetzt werden muss.

Der Leiter der Instandhaltung überprüfte in der Instandhaltungssoftware den Zeitplan der präventiven Wartungsmaßnahmen für den kommenden Monat und hat dabei festgestellt, dass eine der präventiven Aufgaben für die Endverpackungslinie Nr. 4, für den 27. Juni eingeplant und ausgeführt werden sollte, so dass sie bis spätestens zum letzten Tag im Juni abgeschlossen ist.. Da aber aufgrund der erhöhten Produktionsauslastung im Folgemonat ein wartungsbedingter Maschinenstillstand unzulässig ist, hat der Leiter beschlossen diesen Wartungstermin um eine Woche vorzuschieben um das Risiko der Beeinträchtigung des Produktionsplans möglichst gering zu halten.

Vorteile der Auftragsverwaltung in einer Instandhaltungssoftware

Eine Instandhaltungssoftware fördert grundsätzlich die Organisation der Instandhaltungmaßnahmen und bewirkt dies durch:

Verbesserte Arbeitskoordinierung der Wartungsteams

Leiter und Vorarbeiter der Instandhaltung können mithilfe der Instandhaltungssoftware detaillierte Informationen zu Eingriffen und festgestellten Problemen in Bezug auf Produktionslinien und Infrastruktur effizienter übermitteln. Sie können Teams zusammenstellen, die sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren, und die Arbeit effektiv planen und durchführen.

Vollständige Überwachung von Wartungsmaßnahmen

Instandhaltungstechniker können den Status ihrer Arbeit in Echtzeit melden und einen Auftragsinternen Kommunikationskanal nutzen, um Informationen mit Kollegen in Echtzeit auszutauschen. Darüber hinaus können Vorgesetzte detaillierte Informationen zu den während der Arbeit auftretenden Problemen erhalten.

Effizienteres Ressourcenmanagement

Die Auftragsverwaltung in einer Instandhaltungssoftware ermöglicht eine effektive Planung und Nutzung der Arbeitszeit. Die Integration mit dem Ersatzteillager verbessert das Management von Ersatzteilen, die für Wartungs- oder Reparaturarbeiten benötigt werden. Instandhaltungstechniker können passende Teile aus dem Lager entnehmen und die ihnen anvertrauten Aufgaben präzise ausführen.

Zusammenfassung

Effizientes Auftragsmanagement in Produktionsbetrieben ist entscheidend, um den reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten und die Stillstandszeiten von Maschinen zu minimieren. Eine Instandhaltungssoftware ist dabei unerlässlich, da sie eine vollständige Kontrolle über die Planung, Zuweisung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen bietet.

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