Cloud oder vor Ort – welches CMMS soll es sein?

In den letzten Jahren standen die Unternehmen vor der Herausforderung, immer höhere Kundenanforderungen zu erfüllen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie Wege finden, um die Produktivität zu akzeptablen Kosten zu steigern. Sehr oft wird eine Software für das Instandhaltungsmanagement (CMMS) gewählt, um die Sicherheit der Produktionsprozesse und die Qualität des Endprodukts zu gewährleisten.

Auch die CMMS-Anbieter halten mit den Herausforderungen der Branche Schritt. Neue Softwareanbieter tauchen auf, und immer mehr hochmoderne Lösungen erscheinen, um den Prozess der Implementierung und des Betriebs eines CMMS zu erleichtern.

Im Allgemeinen handelt es sich bei einem CMMS um ein hochspezialisiertes IT-Tool, das dem Benutzer anhand einer großen Datenmenge einen Überblick über den Betrieb einer Anlage bis hin zum kleinsten Gerät verschafft. Die Kernfunktionalität von CMMS-Systemen besteht in der Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort zu erkennen, welche Anlagen eine vorbeugende oder vorausschauende Wartung erfordern.

Die Unterschiede zwischen den Funktionen der auf dem Markt erhältlichen CMMS-Systeme sind nicht groß – einer der wichtigsten Unterschiede ist jedoch die Art der Installation des Systems – basierend auf cloudbasierten Lösungen und installiert in der IT-Infrastruktur des Kunden.  Wenn Sie sich für die Einführung eines Systems entscheiden, sollten Sie die Vor- und Nachteile jeder Installationsart kennen.

Sicherheit von CMMS-Systemen

CMMS-Systeme, die in der Cloud installiert sind, verfügen über ausgefeilte, regelmäßig aktualisierte Sicherheitsmaßnahmen gegen Hackerangriffe. Dadurch sind die Daten des Kunden sicher, auch wenn sie sich nicht auf seiner eigenen IT-Infrastruktur befinden. Darüber hinaus sorgen die Hersteller von Cloud-basierten CMMS-Systemen für eine hohe Verfügbarkeit dieser Systeme (Backups, parallele Umgebungen), so dass der Kunde jederzeit Zugriff auf seine Daten hat.  Meist erfolgt die Bereitstellung einer solchen Lösung über professionelle Rechenzentren wie Amazon Cloud oder Microsoft Azure, wo sich hochqualifizierte Mitarbeiter um die Infrastruktur und Sicherheit kümmern, deren Unterhalt in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen aus Kostengründen gar nicht möglich ist.

Die kundeneigene Infrastruktur ist zwar konstruktionsbedingt weniger anfällig für Hackerangriffe, aber der Schutz basiert allein auf der gewählten Antivirensoftware und den Fähigkeiten der IT-Abteilung. Sicherheitswartung, Systemaktualisierungen oder Antivirensoftware müssen manuell verwaltet werden, während dies bei Cloud-Lösungen automatisch und routinemäßig geschieht. Die Kosten für die Bereitstellung von Cybersicherheit liegen allein beim Unternehmen.

Die Aufrechterhaltung eines angemessenen Niveaus an Systemsicherheit liegt allein in der Verantwortung des Unternehmens – was zu zwei unerwünschten, gegensätzlichen Ergebnissen führen kann: entweder zu hohen Kosten für die Bereitstellung einer sicheren Infrastruktur oder, bei geringen Sicherheitsinvestitionen, zur Schaffung von Sicherheitslücken, die dazu führen können, dass das Unternehmen im Falle eines Hackerangriffs lahmgelegt wird.

Verfügbarkeit von CMMS-Systemen

Lokal installierte CMMS-Systeme sind nur innerhalb des Unternehmens zugänglich, während Cloud-Lösungen von jedem Ort aus zugänglich sind, an dem das Internet verfügbar ist. Außerdem erhöht der unterschiedliche Speicherort der CMMS-Daten in der Cloud die Sicherheit im Falle von Notfällen (Feuer, Zerstörung der lokalen Infrastruktur).

Mobiler Zugang zu CMMS-Systemen

Einer der größten Vorteile der Cloud-basierten Lösung ist die Verfügbarkeit einer mobilen Anwendung, die es ermöglicht, das System auf Smartphones und Tablets zu nutzen und die in diese Geräte integrierte Kamera zu verwenden.

Dank der Mobilität des CMMS können die Techniker ihre Aufgaben ausführen und sofort über ihre Arbeit berichten oder die Verfügbarkeit von Ersatzteilen vor Ort überprüfen. Dies erspart ihnen die Zeit für die Rückmeldung im Büro, wo sich der PC mit dem lokal installierten CMMS befindet. Dies kann zu einer erheblichen Steigerung der Arbeitseffizienz der Techniker führen, da sie keine Zeit mit der mühsamen Eingabe erledigter Arbeiten verschwenden, bei der sie häufig Informationen von einem Arbeitsauftrag in Papierform in das CMMS übertragen müssen.

CMMS-Implementierung und Wartungskosten

Bei der Wahl des Systemtyps lohnt es sich, einen Blick auf die Kosten zu werfen.

Vor Ort installierte CMMS-Systeme kosten oft ein Vielfaches der jährlichen Abonnementgebühr einer cloudbasierten Lösung. Zu den Kosten für die Anschaffung eines vor Ort installierten Systems kommen noch die Kosten für die Anschaffung von Hardware, Upgrades, Antivirensoftware und die Bereitstellung von IT-Personal für die Wartung und Verwaltung des Systems hinzu. Bei Cloud-basierten Systemen fallen keine zusätzlichen Kosten an, da die oben genannten Aufgaben vom CMMS-Anbieter übernommen werden.

Lösungen, die in der Cloud angeboten werden, verringern auch das Ausfallrisiko bei der Implementierung eines CMMS. Sollte das System die Erwartungen nicht erfüllen, kann es aufgegeben werden – indem man die Abonnementgebühr nicht mehr bezahlt. Beim Kauf eines eigenen Systems sind die Kosten für die Lizenz so hoch, dass die Entscheidung, die Anwendung nicht mehr zu nutzen, mit einem großen finanziellen Verlust verbunden ist.

Bequemlichkeit der CMMS-Nutzung

Der Hauptvorteil von beim Kunden installierten Systemen ist die volle Kontrolle über die Daten. Dies kann jedoch illusorisch sein, wenn die Sicherheit der IT-Systeme vernachlässigt wird. Deshalb ist es wichtig, dass die IT-Unterstützung im eigenen Haus erfolgt.

Cloud-basierte Systeme hingegen sind bekanntermaßen benutzerfreundlich und erfordern keine technischen Kenntnisse, die über das Klicken mit der Maus hinausgehen, damit die Mitarbeiter sie nutzen können. Das macht die Implementierung sehr schnell und einfach.

Wofür entscheiden sich moderne Unternehmen?

Heutzutage werden nach der Theorie des Lean Management viele Prozesse oder Tätigkeiten, die nicht direkt mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens zu tun haben, außerhalb der Organisation verlagert. Dadurch kann sich das Unternehmen besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Aus diesem Grund entscheiden sich moderne Unternehmen zunehmend für cloudbasierte IT-Systeme.

Die Wahl eines CMMS ist eine wichtige Entscheidung, daher ist es gut, sich über die Vor- und Nachteile einer bestimmten Lösung im Klaren zu sein. Für uns gibt es nur einen Gewinner – ein CMMS-System in der Cloud!

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