Kaizen in Produktionsbetrieben

Lean Management oder „schlankes“ Management ist eine aus Japan stammende Managementmethode, die darauf zielt, mithilfe von konsequentem Investitionsmanagement den Produktionsablauf zu verbessern.

Investiert wird dabei in jene Faktoren, die eine Qualitätssteigerung begünstigen und Verlustrate absenken. Dadurch wird eine stetige Produktqualitätsteigerung gesichert und Herstellkosten möglichst niedrig gehalten. Ein wichtiges Prinzip dieses Verfahrens stellt die Kaizen-Methodik dar.

Was ist Kaizen?

Kaizen ist eine aus Japan stammende Arbeits- und Lebensphilosophie und setzt sich aus den Wortteilen Kai – Veränderung und Zen – zum Besseren. Es bedeutet also soviel wie „Veränderung zum Besseren“ und stellt ein methodisches Konzept in dessem Zentrum das Streben nach konitunierlicher Verbesserung steht. Kaizen zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass der Wandel langsam, aber systematisch erfolgt. Sie verzichtet auf impulsive und revolutionsartige Handlungen und setzt stattdessen auf wohl durchdachte, punktuelle Optimierungen, die langfristig sichtbare und nachhaltige Wirkungen erzielen.

Kaizen im Produktionsbetrieb

Große Veränderungen innerhalb des Arbeitsumfeldes, darunter schlagartige Neugestaltung von Gewohnheiten und Routinen stößt oft auf menschliche Zurückhaltung und Abneigung.

Aus diesem Grund greift Kaizen dort wo Konventionelles scheitert. Die vielen, schrittweise aufeinanderfolgenden Veränderungen sind leichter Einzuführen und werden von Mitarbeitern mit oft größerem Verständis übernommen, vor allem dann, wenn die ersten positiven Auswirkungen nicht auf sich warten lassen. Die Methode der schrittweisen Veränderung ermöglicht zudem auch eine systematische Korrektur von Arbeitshandlungen – ganz im Sinne des 5S-Prinzips aus dem Lean Management.

Um wirksam zu sein, muss Kaizen ein kontinuierlicher Prozess sein. Es handelt sich um eine systematische Arbeit an der Verbesserung der gesamten Arbeitskultur in einem Unternehmen. Es ist sehr wichtig, dass nicht nur die Mitarbeiter, sondern das gesamte Managementteam miteinbezogen wird. Mangelndes Engagement des Personals entmutigt die Mitarbeiter, sich in den Prozess einzugliedern.

Ein einfaches Beispiel für die Prozessverbesserung im Sinne von Kaizen ist das so genannte „Schattenbrett“. Beim Umrüsten der Maschinen gab es das Problem, dass man Zeit mit der Suche nach den richtigen Werkzeugen verlor. Vor allem dann, wenn mehrere Mechaniker denselben Satz verwendeten. Dadurch wurde die Umstellungszeit verlängert. Infolgedessen machten die Mitarbeiter die Vorgesetzten darauf aufmerksam und schlugen ihrerseits vor, die Standorte der einzelnen Werkzeuge auf der Werkzeugtafel mit entsprechenden Konturen zu markieren. Auf diese Weise kann nun ein Mechaniker, der die Maschine umrüstet, ohne vorher prüfen zu müssen und dabei wertvolle Zeit zu verlieren, sehen, ob das Werkzeug präsent ist oder gerade genutzt wird. Folgend wenn das Werkzeug an seinen Platz zurückgebracht wird, ist seine Anwesenheit für Alle sofort sichtbar. Diese Arbeitsplatz-Optimierung wirkt sich letztendlich verkürzend auf die Umrüstzeiten der Maschinen aus und die Kosten für die Durchführung einer solchen Änderung fallen gering aus. Zudem ist der Eingriff in das Arbeitsumfeld gering und stellt für die Mitarbeiter keine wesentliche Umwandlung.

Aus der Sicht der Betriebsleitung scheint die Veränderung unbedeutend zu sein doch die Summe vieler solcher Verbesserungen führt jedoch zu einer geschickten und kontinuierlichen Steigerung der Arbeitsqualität der Mitarbeiter, wodurch die Produktionkosten weiter gesenkt und die Qualität des Endprodukts erhöht werden, während gleichzeitig die Verschwendung reduziert wird.

Der Mitarbeiter im Mittelpunkt

Ein Element von Kaizen ist, dass es den Mitarbeitern ermöglicht wird, eigene Vorschläge und Ideen vorzulegen, die direkt mit ihrem Arbeitsfeld in Verbinung stehen und nachhaltig zur Prozessoptimierung, sei es durch verbesserte Arbeitsbedingungen, kooridiniertere Arbeitsabläufe, Aufrüstung der Werkzeuge etc. beitragen können. Dies funktioniert in der Regel nach dem Prinzip des sog. Kummerkastens, in den ein Zettel mit einem Verbesserungsvorschlag anonym durch den Mitarbeiter eingeworfen werden kann. Eine aktive Förderung der Mitarbeiterbeteiligung an Fortschrittsinitiativen sowie Steigerung derer Motivation wird dadurch gleichzeitig gesichert.

Damit ein betriebliches Vorschlagswesen wirksam sein kann, muss eine wichtige Voraussetzung erfüllt sein: Die Ideen der Mitarbeiter sollten nach Möglichkeit umgesetzt werden. Nur dann werden sie den Sinn und Nutzen solcher Aktivitäten erkennen. Andernfalls werden sie schnell auf diese Art von Kommunikation verzichten und ein wichtiger Knotenpunkt der Verständigung zwischen Mitarbeiter und Geschäftsleitung unterbunden. Die Stärke dieses Instruments besteht darin, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie einen realen Einfluss auf die Arbeit des Betriebs und auf Veränderungen in seiner Funktionsweise sowie auf die Qualität ihrer eigenen Arbeit haben.

Warum sind die Erkenntnisse der Mitarbeiter so wichtig? Kein Vorgesetzter, sei er noch so erfahren, vorausschauend und nachsichtig, kann sich im vollen Umfang ein Bild der Lage machen, welcher ein Mitarbeiter bei der Ausführung seiner Aufgaben in der Praxis direkt ausgesetzt ist. Der Arbeitnehmer weiß am besten, was seine Arbeit behindert bzw. fördert und kann somit selbst vorrängig konstruktive Lösungen vorschlagen,  die ebenfalls einfach und gleichzeitig wirksam sein können. Die Aufgabe des Vorgestetzen hierbei besteht darin, die Pro- und Kontra Argumente abzuwiegen die eine Umsetzung solcher Verbesserungen im gesamten Unternehmen ermöglichen.

CMMS versus Kaizen

CMMS-Systeme sind ein hervorragendes Werkzeug, um die praktische Umsetzung von Kaizen zu unterstützen. Beide dienen vom Ansatz her zur Optimierung der Kommunikation zwischen der Produktionsabteilung, der Instandhaltung und über diverse Leiter bis hin zur Geschäftsleitung. Somit ist ein verknoteter Kommunikationskanal sichergestellt und Informationen werden mit allen Beteiligten ohne Behinderungen geteilt.

Einerseits erfasst das CMMS Problemfälle anhand diverser Leistungskennzahlen und kann ggf. auf mögliche Quellen deuten, andererseits kann Kaizen das Problem identifizieren und Verberessrungsvorschläge ausarbeiten. Beide Systeme wirken sich also darauf aus, die Produktionsverfahren so zu verändern, dass die Funktionsqualitäten der einzelnen Prozesse ohne großen Aufwand systematisch verbessert werden.

Was ist zu beachten?

Trotz der unbestrittenen Vorteile von Kaizen muss man sich davor hüten, Kaizen nur aus der Perspektive von Tabellen mit Gewinnzahlen zu betrachten. In vielen Betrieben kann man eine vorbehaltslose Methode der Kostenoptimierung antreffen, indem man von oben herab festlegt, um wie viel Prozent jedes Jahr bestimmte Kosten zu senken sind. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter auf unnatürliche Weise gezwungen werden, die Zeit für ihre Tätigkeiten anzupassen, die Ausgaben für Werkzeuge und Materialien zu begrenzen und die Prozesse künstlich zu vereinfachen, ohne deren Auswirkungen, z.T. Spätfolgen zu berücksichtigen. Dies wiederum führt eher zu einer Verschlechterung der Produktionseffizienz als zu einer Verbesserung und entspricht – trotz einiger Gemeinsamkeiten – absolut nicht dem Kaizen-Prinzip. Anstatt die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu bewegen, führt dies ganz gegensätzlich zu Widerständen und Einschränkungen. Die Einsatzeffizienz von Mitarbeitern, Materialien und Werkzeugen sinkt drastisch.

Daher sollte Kaizen als ein organischer Prozess betrachtet werden, der die Arbeitskultur unter gleichberechtigter Beteiligung aller Mitarbeiter und Führungskräfte verbessert und einseitige Managemententscheidungen ausschließt.

Zusammenfassung

Jeder Produktionsbetrieb muss, um effizient zu funktionieren, über systematische Verbesserungen nachdenken. Damit eine Prozessverbesserung wirksam ist, müssen alle Mitarbeiter miteinbezogen werden. Nur auf diese Weise kann ein Unternehmen seine Position auf dem Markt verbessern. Eine gute Kaizen-Implementierung ist ein bewährter Weg zum Erfolg, und wie man bei Toyota Motors sagt – „ein Tag ohne Kaizen ist ein verlorener Tag“.