Home > Unsere Kunden > QRmaint pomaga zarządzać nieruchomościami
grafika grafika

Unsere Kunden

QRmaint pomaga zarządzać nieruchomościami

Die Einführung von QRmaint hat sich als Lösung unserer größten Herausforderung erwiesen, nämlich der laufenden Schadensbehebung unserer Immobilien. Der nächste Schritt, den wir zusammen mit QRmaint gehen wollen, ist die Unterstützung unserer Verwaltungsmanager, die z.B. Wohnungsreinigungen verwalten.

Paweł Migacz – Geschäftsführer

Krakowska firma FriendHouse Apartments wdrożyła niedawno i już chwali aplikację QRmaint. – Oszczędzamy czas i pieniądze, bo zarządzanie naprawami usterek i drobnymi remontami jest teraz o wiele sprawniejsze i szybsze – mówi Paweł Migacz – dyrektor zarządzający firmy.

Krótkoterminowy wynajem mieszkań – wyzwanie w zarządzaniu

Krakowska spółka FriendHouse Apartments działa od pięciu lat i jest dziś jedną z największych w Polsce firm zajmujących się krótkoterminowym wynajmem mieszkań. Zaczynała od wynajmu kilkunastu mieszkań, obecnie ma ich ponad 100, a do końca 2020 roku zmierza podwoić tę liczbę. Przy tak dużej liczbie lokali, które w dodatku są rozsiane na obszarze całego miasta, ogromnym wyzwaniem staje się kwestia remontów i szybkiego usuwania usterek spowodowanych ich użytkowaniem. Chodzi o komfort użytkowników i profesjonalny wizerunek właściciela.

– Kiedy mamy sto mieszkań, w których niemal codziennie mieszka ktoś inny, na porządku dziennym są dziesiątki usterek. Nie możemy pozwolić sobie na to, aby goście czekali na naprawienie kranu czy włącznika światła w łazience, dlatego organizacja pracy naszych konserwatorów jest kwestią kluczową – mówi Paweł Migacz – dyrektor zarządzający we FriendHouse Apartments.

Dlatego firma zdecydowała się niedawno na wdrożenie profesjonalnej aplikacji, która ma decydujący wpływ na oszczędność czasu wszystkich pracowników i zarządzanie ich pracą tak, by jak najsprawniej zapewnić przygotowanie lokali do wynajmu. 

– Wdrożenie aplikacji QRmaint okazało się receptą na największe wyzwanie, jakim jest bieżąca naprawa szkód. Kolejnym krokiem wdrożenia będzie wykorzystanie jej do wsparcia pracy managerów zarządzających np. sprzątaniem mieszkań. Testujemy też już ją pod kątem komunikacji z gośćmi. W jednym z budynków, w których wynajmujemy mieszkania goście mogą sami zgłaszać usterki, czy wszelkie niepokojące ich rzeczy za pomocą kodów QR – mówi Paweł Migacz.

Apartament

Apartament zarządzany przez Friendhouse Apartments (fot. www.friendhouse-apartments.pl)

 

Konserwatorzy mogą „złapać oddech”

Dzięki wdrożeniu QRmaint konserwatorzy firmy już w poniedziałek rano wiedzą co mają do zrobienia przez najbliższe dni, a pilne sprawy na bieżąco pojawiają się na ich indywidualnych kontach w aplikacji, którą obsługują z poziomu swoich smatrfonów. Każde zadanie ma przypisany status – zadanie w toku lub wykonane, dzięki czemu administracja firmy wie na jakim etapie jest naprawa usterki, że praca jest w toku i zna orientacyjny czas, kiedy zostanie zakończona. Jeśli naprawa nie jest ukończona, to wiadomo z jakiego powodu, bo konserwator wpisuje taką informację w systemie – np. ściana została zagipsowana i musi jeszcze podeschnąć przed malowaniem.

Dzięki QRmaint także samo zgłaszanie usterek jest tak proste, że może je robić każdy z pracowników, np. pracownice serwisu sprzątającego, które zazwyczaj pierwsze odkrywają, że w danym mieszkaniu coś się zepsuło lub zostało zepsute. Każdy lokal może być dokładnie opisany w aplikacji. Meble, sprzęty kuchenne, oświetlenie – wszystko, co może się zepsuć (każdy czajnik, lampka, krzesło) – otrzymują swój unikalny kod QR. Jeśli ktoś zauważy uszkodzenie, po prostu skanuje telefonem kod i usterka jest już zgłoszona do naprawy. Monter może planować swój dojazd na miejsce i naprawę. Dodatkowo dzięki systemowi, każdy pracownik, czy to monter, czy pani sprzątająca, widzi jaką pracę musi wykonać w danym mieszkaniu. Jest to zaznaczone i opisane w aplikacji. W ten sposób każdy lokal jest „zaopiekowany” indywidualnie.

Goście apartamentów nie zawsze zachowują się zgodnie z zasadami dobrego wychowania. Od czasu do czasu zdarza się, że celowo powodują szkody, czasem na tyle duże, że np. przekraczają znacznie koszt wynajmu. Pracownik zgłaszający usterkę może w takiej sytuacji również zrobić i przesłać zdjęcie zniszczeń. 

– Zdarzyło nam się zastać w apartamentach, w których ktoś nocował wyłamane nogi stołu, drzwiczki szafki, które „wypadły” z zawiasów, a nawet całkowicie zdewastowane wyposażenie. Takie sytuacje z QRmaint też są mniejszym problemem – opowiada Maciej Kaszuba, kierownik techniczny we FriendHouse Apartments. Zdjęcia natychmiast pokazują stan faktyczny, wiadomo co trzeba naprawić i jakich narzędzi do tego użyć. Od razu można też rozpocząć poszukiwania byłych lokatorów, żeby pociągnąć ich do odpowiedzialności za straty.

Apartament

Apartament zarządzany przez Friendhouse Apartments (fot. www.friendhouse-apartments.pl)

 

Czas w cenie

Dzięki aplikacji wszyscy oszczędzają też czas, bo dzwonienie i zgłaszanie usterek na recepcję nie jest już potrzebne, a dział techniczny sam może skoordynować swoją pracę. Ponadto, samodzielne zgłaszanie usterek przez serwis sprzątający bardzo odciąża recepcję.

– Wcześniej zdarzało się, że w ciągu kilkunastu minut dostawaliśmy kilkadziesiąt maili od lokatorów, którym trzeba było odpisać, potem zorganizować przyjazd technika i nierzadko materiały do jego pracy. Monterzy tracili czas na dojazdy, bo nie było łatwo skoordynować naprawy w różnych częściach miasta. Komunikacja odbywała się telefonicznie, ciągle coś było do ustalenia, panie sprzątające nieraz nie potrafiły dobrze opisać usterek i bywało, że monterzy jechali na naprawę bez potrzebnych materiałów. Wszystko trwało dwa razy dłużej – mówi Paweł Migacz. – Dziś to już przeszłość. Komfort naszej pracy podniósł się niesamowicie. 

Dostęp do aplikacji mają wszyscy członkowie zespołu – w sumie około 30 osób – dział techniczny, sprzątający, recepcja i dyrektor firmy, który również może dodawać swoje uwagi w aplikacji. Łatwe logowanie, intuicyjny interfejs i prostota w zgłaszaniu usterek stają się kluczowe, kiedy wielu pracowników w firmie jest w wieku 50+, czy niezbyt dobrze zna język Polski. Nawet panie, które są rodowitymi Rosjankami czy Ukrainkami mogą korzystając z aplikacji zgłosić usterkę. Wystarczy, że zeskanują kod i zrobią zdjęcie.

– O tym jak intuicyjny jest to system najlepiej świadczy fakt, że szkolenie z niego trwa jakieś pół godziny. Pan Mieczysław – nasz 71-letni konserwator, opanował działanie apki QRmaint w dwa dni! – dodaje Maciej Kaszuba.

 

Nie ma powrotu do starego

Dyrektor Zarządzający FriendHouse Apartments dodaje, że nie chciałaby już wrócić do systemu, z którego wcześniej korzystał.

– Używaliśmy tabelek w arkuszu Google, co przy kilkunastu użytkownikach, na co dzień nie mających styczności z komputerem, powodowało wiele błędów przy wprowadzaniu danych. Codziennie zajmowaliśmy się też aktualizacją danych i ustalaniem grafiku, co tworzyło wiele kolejnych, niepotrzebnych arkuszy. I co najgorsze – plik bardzo długo się ładował. Traciliśmy czas i pieniądze – mówi Paweł Migacz.

Dziś rzeczywistość w firmie wygląda zgoła inaczej. Prostota aplikacji daje kadrze zarządzającej firmy spokój, że pracownik poradzi sobie i będzie wiedział co ma robić – do poziomu kalendarza, gdzie jest zapisany grafik, wystarczą dwa kliknięcia. Dzięki korzystaniu z grafików obsługa recepcji nie musi dzwonić i pytać pań sprzątających, czy dany pokój jest gotowy na wejście nowych gości. Teraz wystarczy rzut oka na aplikację.

Apartament

Apartament zarządzany przez Friendhouse Apartments (fot. www.friendhouse-apartments.pl)

 

Wyzwania dla zespołu QRmaint

To właśnie współpraca z klientem, który ma specyficzne zapotrzebowanie, sprawia, że możemy dostosować działanie aplikacji indywidualnie do potrzeb i jak najbardziej jest to możliwe. We współpracy z Friendhouse Apartments wyzwaniem było, czy system się sprawdzi w przypadku codziennych zmian i uaktualnień związanych z krótkoterminowym wynajmem. Okazało się, że wyszło to bardzo dobrze i teraz wiemy, że system sprawdzi się w branży hotelarskiej i wynajmu nieruchomości – podsumowuje Daniel Kiełbowicz, Key Account Manager w QRmaint

Ciągle pracujemy nad rozwojem aplikacji QRmaint aby spełnić wymagania naszych klientów. Jeśli masz pomysł w jaki sposób chciałbyś wykorzystywać nasz system CMMS a nie znalazłeś takiej funkcjonalności – napisz do nas – kontakt@qrmaint.com

Poznaj historie innych

Dank seiner universellen Einsatzmöglichkeiten eignet sich QRmaint bestens für eine Vielzahl von Produktionsbetrieben, Immobilieninstandhaltungen, Einzelhandelsketten, Universitäten und Dienstleistungen, branchenunabhängig und immer dann, wenn die Instandhaltung ein Thema ist. Machen Sie sich mit unseren Kundenrezensionen vertraut!

QRmaint hat uns von der förmlich erschlagenden Menge an zu auszufüllenden Papierdokumenten befreit. Wir haben jetzt einen einfachen Überblick über den Verlauf von Ausfall, Reparatur und Service samt Reaktionszeit, welche deutlich reduziert wurde.

Anna Ciesielska

Prozessingenieur

QRmaint hat uns von der förmlich erschlagenden Menge an zu auszufüllenden Papierdokumenten befreit. Wir haben jetzt einen einfachen Überblick über den Verlauf von Ausfall, Reparatur und Service samt Reaktionszeit, welche deutlich reduziert wurde.

Anna Ciesielska

Prozessingenieur

Die Meldung einer Störung mithilfe der auf der betroffenen Maschine angebrachten QR-Codes, hat Ungereimtheiten, von denen die Maschine betroffen war, praktisch beseitigt. Das Speichern aller Einträge im System gibt ein gutes Bild davon, mit welcher Maschine wir die größten Probleme haben.

Krzysztof JANIK

Główny automatyk / Automation Service Supervisor

Das Wichtigste ist, dass meine Mitarbeiter wissen, wie viel sie zu tun ist und welche Prioritäten sie haben. Techniker haben Zugriff auf Aufgaben in Echtzeit. Grundsätzlich beugen wir nun Situationen vor, in denen zuvor Aufgaben verpasst oder vergessen wurden.

Arkadiusz Tetloch

Abteilungsleiter Instandhaltung und Innovation

Meine Arbeit im Unternehmen unterteilt sich in 2 Etappen: 1. Vor der Einführung von QRmaint - gab es viele unnötige Telefone, die ständig über den Fortschritt der Störungsbeseitigung und über die große Menge an Themen, die berücksichtigt wurden, berichteten. 2. Nach der Implementierung von QRmaint, ergab sich endlich Möglichkeit nur auf wichtige Themen zu konzentrieren und allen Beteiligten präzise Informationen zuzuweisen. Somit sind alle permanent auf dem neuesten Stand gehalten und 100% der gemeldeten Fälle werden bearbeitet.

Aleksander Penkowski

Leiter der Instandhaltung

QRmaint hat uns von der förmlich erschlagenden Menge an zu auszufüllenden Papierdokumenten befreit. Wir haben jetzt einen einfachen Überblick über den Verlauf von Ausfall, Reparatur und Service samt Reaktionszeit, welche deutlich reduziert wurde.

Anna Ciesielska

Prozessingenieur

QRmaint habe Ich selbst an einem Abend einsatzbereit konfiguriert und schon an den folgenden Tagen floßen bereits Störungsmeldungen von unseren Technikern und Maschinenbedienpersonal herbei ;)

Tomasz Pruszyński

Produktionsdirektor

QRmaint hat Hunderte von E-Mails ersetzt, die unabhängig vom Thema, unübersichtlich in eine gemeinsame Liste aufgenommen wurden, anstatt, je nach Thematik, den richtigen Personen zugewiesien zu sein. Früher, als eine Störung bereits behoben wurde, war aufgrund des fehlenden Feedbacks niemand davon in Kenntnis gesetzt worden und die Meldungen häuften sich unkotrolliert an. Heute haben wir einen Überblick über den aktuellen Zustand eines jeden Ausfalls und können vor allem die Handlungen der Mitarbeiter analysieren, die für die Umsetzung der Meldungen verantwortlich sind. Mariusz Staniszewski – IT Abteilungsleiter

Mariusz Staniszewski

IT Abteilungsleiter

Das QRmaint-System arbeitet nahtlos. Die Reaktionszeit unserer Wartungsteams wurde deutlich reduziert. Kommunikation über Telefon oder das festhlaten von Informationen auf Papier oder im Gedächtnis - Ade!

Maciej Hartfil

Kanzler AWF in Warschau

Seit dem Moment wir QRmaint eingeführt haben, entwickelt sich das Programm weiter - unsere branchenspezifischen Funktionen wurden auf Wunsch angepasst - wie zum Beispiel ein Zeitplan, der sich zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht im System befand und jetzt wie ein Kalender in Google aussieht.

Jacek Turkowski

Technischer Koordinator für die Instandhaltung von Immobilien

QRmaint ist als zuverlässiges, flexibles und reaktionsschnelles Unternehmen bekannt und sind für die Implementiertung von Kundenideen offen. Ihr System erleichtert uns die Arbeit und die Reportingfunktion wurde von unseren Kunden begrüßt.

Sławomir Pinkowski

Vorstandsvorstizender

Das QRmaint-System hat zur Wettbewerbsfähigkeit unserer Dienstleistungen auf dem Immobilienmarkt deutlich beigetragen. Zusätzlich zu unserem Standard-Service bieten wir unseren Kunden nun ein Werkzeug, um Vorfälle schnell zu melden und Arbeiten rund um die Immobilien zu verfolgen.

Mateusz Czerwiński

ozdoba

QRmaint CMMS Software schon ab 8€!

14 Tage kostenlos testen!