QRmaint hilft bei der Verwaltung von Immobilien

Das in Krakau ansässige Unternehmen FriendHouse Apartments hat die QRmaint-Anwendung kürzlich eingeführt und lobt sie bereits. – Wir sparen Zeit und Geld, weil die Verwaltung von Reparaturen von Mängeln und kleineren Renovierungen jetzt viel effizienter und schneller ist“, sagt Paweł Migacz – der Geschäftsführer des Unternehmens.

 

Kurzfristige Wohnungsvermietung – eine Herausforderung für das Management

Das in Krakau ansässige Unternehmen FriendHouse Apartments besteht seit fünf Jahren und ist heute eines der größten Unternehmen für die Vermietung von Kurzzeitwohnungen in Polen. Angefangen hat es mit der Vermietung von einem Dutzend Wohnungen, inzwischen sind es mehr als 100, und bis Ende 2020 soll sich diese Zahl verdoppeln. Bei einer so großen Anzahl von Wohnungen, die zudem über die ganze Stadt verstreut sind, wird die Frage der Renovierung und der raschen Beseitigung von Mängeln, die durch die Nutzung verursacht werden, zu einer großen Herausforderung. Es geht um den Nutzerkomfort und das professionelle Image des Eigentümers.

– Wenn man hundert Wohnungen hat, in denen fast jeden Tag jemand anderer wohnt, sind Dutzende von Mängeln an der Tagesordnung. Wir können es uns nicht leisten, dass unsere Gäste darauf warten, dass ein Wasserhahn oder ein Lichtschalter im Badezimmer repariert wird, daher ist die Organisation der Arbeit unseres Wartungspersonals von entscheidender Bedeutung“, sagt Paweł Migacz – Geschäftsführer von FriendHouse Apartments.

Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen kürzlich für die Einführung einer professionellen Anwendung entschieden, die entscheidend dazu beiträgt, die Zeit aller Mitarbeiter zu sparen und ihre Arbeit so zu verwalten, dass die Räumlichkeiten so effizient wie möglich für die Vermietung vorbereitet werden.

– Die Implementierung der QRmaint-App hat sich als ein Rezept für die größte Herausforderung erwiesen, nämlich die laufende Behebung von Schäden. Der nächste Schritt der Implementierung wird darin bestehen, sie zur Unterstützung der Arbeit der Verwalter einzusetzen, die beispielsweise die Reinigung der Wohnungen verwalten. Wir testen es auch bereits für die Kommunikation mit den Gästen. In einem der Gebäude, in dem wir Wohnungen vermieten, können die Gäste mit Hilfe von QR-Codes selbst Mängel oder alles, was sie betrifft, melden“, sagt Paweł Migacz.

Wartungspersonal kann „durchatmen“

Dank der Implementierung von QRmaint wissen die Wartungsmitarbeiter des Unternehmens bereits am Montagmorgen, was sie in den nächsten Tagen zu tun haben, und dringende Angelegenheiten erscheinen in Echtzeit auf ihren individuellen Konten in der App, die sie über ihre Smartphones bedienen. Jeder Aufgabe wird ein Status zugewiesen – Aufgabe in Arbeit oder abgeschlossen, so dass die Unternehmensverwaltung weiß, in welchem Stadium sich die Reparatur der Störung befindet, dass die Arbeit ausgeführt wird ist und wann sie ungefähr abgeschlossen sein wird. Wenn die Reparatur nicht abgeschlossen ist, ist der Grund dafür bekannt, denn der Wartungstechniker gibt diese Information in das System ein – z.B. die Wand wurde verputzt und muss noch trocknen, bevor sie gestrichen werden kann.

Auch die Störungsmeldung selbst ist bei QRmaint so einfach, dass sie von jedem Mitarbeiter vorgenommen werden kann, z.B. von den Reinigungskräften, die in der Regel als erste feststellen, dass in einer Wohnung etwas kaputt ist oder kaputt gegangen ist. Jedes Objekt kann in der App detailliert beschrieben werden. Möbel, Küchengeräte, Beleuchtung – alles, was kaputt gehen kann (jeder Wasserkocher, jede Lampe, jeder Stuhl) – werden mit einem eigenen QR-Code versehen. Wenn jemand einen Schaden bemerkt, scannt er einfach den Code mit seinem Handy und schon wird der Fehler zur Reparatur gemeldet. Der Monteur kann sein Eintreffen vor Ort planen und die Reparatur durchführen. Außerdem kann dank des Systems jeder Mitarbeiter, sei es der Monteur oder die Putzfrau, sehen, welche Arbeiten in der Wohnung anstehen. Diese werden in der App markiert und beschrieben. Auf diese Weise wird jede Wohnung individuell „betreut“.

Wohnungsgäste benehmen sich nicht immer nach den Knigge- Regeln. Hin und wieder kommt es vor, dass sie absichtlich Schäden verursachen, manchmal in einem Ausmaß, das z.B. den Mietpreis erheblich übersteigt. In diesem Fall kann der Mitarbeiter, der den Schaden meldet, auch ein Foto des Schadens machen und schicken.

– Wir haben schon manchmal gebrochene Tischbeine, aus den Scharnieren gefallene Schranktüren oder sogar völlig zerstörtes Mobiliar in Wohnungen vorgefunden, in denen jemand gewohnt hat. Auch solche Situationen sind mit QRmaint weniger problematisch“, sagt Maciej Kaszuba, technischer Leiter bei FriendHouse Apartments. Die Fotos zeigen sofort den Ist-Zustand, man weiß, was zu reparieren ist und welche Werkzeuge man verwenden muss. Außerdem kann man sofort mit der Suche nach ehemaligen Mietern beginnen, um sie für den Schaden verantwortlich zu machen.

 

Zeitersparnis

Dank der App sparen alle Beteiligten auch Zeit, denn das Anrufen und Melden von Störungen an der Rezeption entfällt und die technische Abteilung kann ihre Arbeit selbst koordinieren. Außerdem wird die Rezeption durch die Selbstmeldung von Störungen durch den Reinigungsdienst stark entlastet.

– Früher erhielten wir innerhalb weniger Minuten Dutzende von E-Mails von Mietern, denen wir zurückschreiben mussten, um dann die Ankunft des Technikers und oft auch das Material für seine Arbeit zu organisieren. Die Monteure verschwendeten Zeit mit Reisen, da es nicht einfach war, Reparaturen in verschiedenen Teilen der Stadt zu koordinieren. Die Kommunikation fand per Telefon statt, es gab immer etwas zu klären, die Putzfrauen konnten die Fehler manchmal nicht richtig beschreiben, und manchmal gingen die Monteure ohne das notwendige Material zur Reparatur. Alles dauerte doppelt so lange“, sagt Paweł Migacz. – Heute gehört das der Vergangenheit an. Der Komfort unserer Arbeit ist enorm gestiegen.

Alle Mitglieder des Teams – insgesamt etwa 30 Personen – haben Zugriff auf die App – die technische Abteilung, die Reinigungsabteilung, die Rezeption und der Firmenchef, der auch seine Kommentare in der App hinzufügen kann. Eine einfache Anmeldung, eine intuitive Benutzeroberfläche und die einfache Meldung von Fehlern sind von entscheidender Bedeutung, wenn viele Mitarbeiter des Unternehmens über 50 Jahre alt sind oder nicht sehr gut Polnisch sprechen. Selbst Frauen, die Russisch oder Ukrainisch als Muttersprache haben, können die App nutzen, um eine Störung zu melden. Alles, was sie tun müssen, ist einen Code zu scannen und ein Foto zu machen.

– Wie intuitiv das System ist, lässt sich am besten daran erkennen, dass die Einarbeitung etwa eine halbe Stunde dauert. Herr Mieczysław, unser 71-jähriger Wartungsmitarbeiter, beherrschte die QRmaint-App in zwei Tagen! – fügt Maciej Kaszuba hinzu.

 

Kein Zurück mehr zum Alten

Der Geschäftsführer von FriendHouse Apartments fügt hinzu, dass er nicht zu dem System zurückkehren möchte, das er früher verwendet hat.

– Wir haben mit Google-Tabellen gearbeitet, was bei einem Dutzend Nutzern, die nicht täglich mit Computern umgehen, viele Fehler bei der Dateneingabe verursachte. Außerdem hatten wir täglich mit der Aktualisierung von Daten und Terminen zu tun, wodurch viele weitere unnötige Tabellen entstanden. Und das Schlimmste war, dass die Datei sehr lange zum Laden brauchte. Wir haben Zeit und Geld verloren“, sagt Paweł Migacz.

Heute ist die Realität im Unternehmen eine ganz andere. Die Einfachheit der Anwendung gibt der Unternehmensleitung die Gewissheit, dass der Mitarbeiter alles im Griff hat und weiß, was er zu tun hat – zwei Klicks genügen, um auf die Kalenderebene zu gelangen, wo der Zeitplan gespeichert ist. Durch die Verwendung der Zeitpläne müssen die Mitarbeiter an der Rezeption nicht mehr anrufen und die Putzfrauen fragen, ob ein Zimmer für neue Gäste bereit ist. Jetzt genügt ein Blick auf die App.

 

Herausforderungen für das QRmaint-Team

Die Zusammenarbeit mit einem Kunden, der ein bestimmtes Bedürfnis hat, ermöglicht es uns, die Funktionsweise der App individuell und so weit wie möglich anzupassen. Bei der Zusammenarbeit mit Friendhouse Apartments bestand die Herausforderung darin, ob das System mit den täglichen Änderungen und Aktualisierungen im Zusammenhang mit Kurzzeitvermietungen gut funktionieren würde. Es hat sich herausgestellt, dass es sehr gut funktioniert, und wir wissen jetzt, dass das System in der Hotel- und Immobilienvermietungsbranche gut funktionieren wird“, fasst Daniel Kiełbowicz, Key Account Manager bei QRmaint, zusammen.

Wir arbeiten ständig an der Weiterentwicklung der QRmaint-Anwendung, um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen. Wenn Sie eine Idee haben, wie Sie unser CMMS-System nutzen möchten und eine solche Funktionalität noch nicht gefunden haben, kontaktieren Sie uns bitte – kontakt@qrmaint.com.