10 pytań do…

Arkadiusza Tetlocha i Bartosza Jankowskiego – Managera Sekcji Utrzymania Ruchu i Innowacji w Sohbi Craft Poland Sp. z o.o.

Do czego wykorzystują Państwo system QRmaint?

AT: System QRmaint wykorzystujemy w głównej mierze do zarządzania zadaniami, których mamy wiele – liczone są w setkach miesięcznie. Aby skutecznie zarządzać zadaniami związanymi z przeglądami czy nowymi operacjami potrzebowaliśmy oprogramowanie, które nas “przypilnuje” i zgromadzi dane związane z realizowanymi pracami.

Jaka jest największa korzyść z wdrożenia QRmaint?

AT: Najważniejsze jest to, że moi pracownicy wiedzą ile jest zadań do wykonania, jakie są priorytety. Technicy mają dostęp do zadań w czasie rzeczywistym. W zasadzie całkowicie wyeliminowaliśmy sytuacje które występowały wcześniej, że pewne zadania są pominięte bądź “zapomniane” przez cały dział, którym zarządzam.

Z jakiej funkcji systemu korzystają Państwo najczęściej?

AT: Najczęściej korzystamy z magazynu części zamiennych do maszyn. Rozliczamy wykorzystanie części w zadaniach, system pilnuje stanów minimalnych, aby nie dopuścić do sytuacji, że mamy awarię, a w magazynie nie posiadamy części do danej maszyny. W magazynie ewidencjonujemy również materiały, z których usprawniamy maszyny bądź budujemy stanowiska do pracy. W tym przypadku również nie możemy dopuścić do sytuacji, że mamy pomysł usprawnienia, ale nie mamy dostępnego materiału i musimy czekać kilka dni na dostawę.

Kolejną funkcją są zadania cykliczne – obecnie nie musimy pamiętać, że co drugi dzień, raz na tydzień czy też co miesiąc musimy wykonać przegląd urządzenia czy też inne zadanie. Zadaniami cyklicznymi tworzymy również harmonogram spotkań stałych zespołu z wykorzystaniem wbudowanego kalendarza.

BJ: Dla mnie najważniejszy jest harmonogram przeglądów – system w określonych przedziałach czasu sam generuje zadania.

AT: Szef nie musi być w pracy, a praca zostanie wykonana! 😉

Co jest innowacyjne w systemie QRmaint?

W jednej aplikacji mamy wiele funkcji – oprócz realizacji zadania możemy śledzić przebieg jego realizacji, statusy, możemy dodać elementy, które zużyliśmy przy realizacji zadania a system aktualizuje stan magazynu, mamy informację o czasie przestoju maszyny. Wszystko w jednej aplikacji!

Kolejną innowację jest dostępność aplikacji na zarówno na komputery stacjonarne jak i tablety czy smartfony. Generalnie mamy dostęp do systemu wszędzie tam, gdzie jest dostęp do internetu.

Dlaczego wybrali Państwo system QRmaint a nie inne rozwiązanie?

AT: Testowałem inne rozwiązania, ale większość, które sprawdziłem realizowały jeden określony cel np. dawały jedynie możliwość nadzorowania zadań czy projektów, inny system umożliwiał jedynie gospodarkę magazynową. W zasadzie trudno mi było znaleźć jakiś program do zarządzania parkiem maszynowym.

BJ: Ja sprawdzałem inne systemy CMMS, ale większość oprogramowania dostępnego na rynku wymaga zakup bardzo dużego modułu, który wspiera produkcję i wiele innych działów i niejako przy okazji wsparcie utrzymania ruchu.

Ile czasu zajęło wdrożenie QRmaint?

BJ: W zasadzie jeszcze nie skończyłem 🙂

Ile trwało uruchomienie od momentu rozpoczęcia wprowadzania danych do rozpoczęcia pracy w systemie?

BJ: W naszym przypadku rozpoczęliśmy pracę po około tygodniu od rozpoczęcia wdrożenia. Najpierw musieliśmy dodać środki trwałe, aby była możliwość przypisania ich w zadaniu do realizacji. Obecnie pracujemy nad uzupełnieniem danych związanych z magazynem części zamiennych. Największym wyzwaniem jest zebranie danych związanych ze środkami trwałymi – czyli zapewnienie danych wejściowych.

AT: Sam program jest na tyle intuicyjny, że wystarczy pokazać komuś raz jak zgłasza się usterki i pracownik nie ma z tym problemu. Oczywiście, że im więcej wymagamy od technika np. dodania środka trwałego do zadania czy też części zamiennych to proces szkolenia się wydłuża, ale nadal idzie to bardzo szybko.

BJ: Samo zgłaszania awarii jest bardzo proste, nie ma najmniejszych problemów, aby operatorzy “wyklikali” je w systemie, a moi technicy realizujący zadania również radzą sobie z tym bardzo dobrze. Aplikacja jest bardzo intuicyjna!

Jak przekonaliście Państwo pracowników do pracy w systemie?

BJ:Na początku mieliśmy problemy z przekonaniem osób zgłaszających, natomiast osoby realizujące zadania nie miały żadnych problemów z używaniem systemu .

AT: Pracownicy zauważyli, że jeśli zależy im na szybkiej realizacji zgłoszenia to znacznie lepiej zgłosić to przez aplikację niż pisać maila. Aby odczytać maila jego adresat musi być obecny przy komputerze, a jeśli z jakiś powodów go nie ma to zgłoszenie nie zostanie przekazane do realizacji. W przypadku aplikacji otrzymuję powiadomienie, że jest nowe zgłoszenie i mogę w każdej chwili – na przykład będąc teraz na spotkaniu – przypisać osobę do realizacji zadania. Technik otrzyma powiadomienie i może od razu zareagować na zgłoszony problem.

Z jakich innych rozwiązań korzystaliście wcześniej?

BJ: Wcześniej bazowaliśmy na mailach, telefonach, nie prowadziliśmy rejestru zadań.

AT: Ja nie lubię pisać w notatnikach czy na karteczkach, więc spisywałem zadania w Excelu. Musiałem to robić, gdyż było ich tak dużo, że niemożliwe byłoby abym to wszystko pamiętał. Jednak problem jaki wówcza powstał polegał na tym, że spisane zadania były jedynie na moim komputerze. Takie działanie wymagało ode mnie przesłania takiego pliku do zespołu czy też wydrukowania arkusza i powieszenia na tablicy. Pracownicy nie wiedzieli co mają realizować do momentu otrzymania ode mnie pliku.

BJ: Dziś na przykład moja szefowa poprosiła mnie o raport ile zadań zostało zleconych oraz ile zamkniętych. W systemie w szybki sposób wygenerowałem raport, który zawierał te dane. Wcześniej liczyliśmy zadania w Excelu i trwało to znacznie dłużej.

Jak Panowie oceniacie współpracę i wsparcie ze strony QRmaint?

AT: Kontakt z działem IT QRmaint jest bardzo łatwy. Zadania, które zgłaszamy realizowane są w różnych terminach, ale zdaję sobie sprawę, że jest to oprogramowanie do rozwoju którego trzeba trochę czasu. Jednak ramy czasowe, które proponuje QRmaint są bardzo rozsądne i możemy trochę poczekać na rozwiązanie. Od momentu wdrożenia nie było żadnej awarii aplikacji więc nie wiem jak wyglądałaby obsługa w takiej sytuacji…