Interview mit Sohbi Craft Poland

10 Fragen an…

Arkadiusz Tetloch und Bartosz Jankowski – Leiter der Abteilung Instandhaltung und Innovation bei Sohbi Craft Poland Sp. z o.o.

Wofür nutzen Sie das QRmaint-System?

AT: Wir nutzen das QRmaint-System hauptsächlich für die Verwaltung von Aufgaben, von denen wir viele haben – jeden Monat sind es mehrere Hundert. Um Aufgaben im Zusammenhang mit der Wartung oder neuen Operationen effektiv zu verwalten, brauchten wir eine Software, die uns im Auge behält“ und Daten über die laufenden Arbeiten sammelt.

Was ist der größte Vorteil der Implementierung von QRmaint?

AT: Das Wichtigste ist, dass meine Mitarbeiter wissen, wie viele Aufgaben zu erledigen sind und welche Prioritäten es gibt. Die Techniker haben Zugang zu den Aufgaben in Echtzeit. Tatsächlich haben wir Situationen, in denen bestimmte Aufgaben übersprungen oder von der gesamten Abteilung, die ich leite, „vergessen“ wurden, vollständig eliminiert.

Welche Funktion des Systems nutzen Sie am häufigsten?

AT: Am häufigsten verwenden wir das Maschinenersatzteilelager. Wir verbuchen die Verwendung der Teile in den Aufgaben, und das System behält den Mindestbestand im Auge, damit wir nicht in die Situation kommen, dass wir einen Ausfall haben und keine Teile für eine bestimmte Maschine auf Lager sind. Wir führen auch Buch über die Materialien, die wir zur Verbesserung von Maschinen oder zum Schaffen von Arbeitsplätzen verwenden. Auch in diesem Fall kann es nicht passieren, dass wir eine Idee für eine Verbesserung haben, aber das Material nicht verfügbar ist und wir mehrere Tage auf die Lieferung warten müssen.

Ein weiteres Merkmal sind zyklische Aufgaben – jetzt müssen wir nicht daran denken, dass wir jeden zweiten Tag, jede Woche oder jeden Monat eine Inspektion an einer Maschine oder eine andere Aufgabe durchführen müssen. Mit den zyklischen Aufgaben erstellen wir auch einen Zeitplan für permanente Teambesprechungen mit Hilfe des eingebauten Kalenders.

BJ: Für mich ist das Wichtigste der Überprüfungszeitplan – das System generiert die Aufgaben in bestimmten Abständen von selbst.

AT: Der Chef muss nicht bei der Arbeit sein, und die Arbeit wird erledigt 😉 .

Was ist das Innovative am QRmaint-System?

Wir haben viele Funktionen in einer Anwendung – zusätzlich zur Ausführung der Aufgabe können wir den Fortschritt der Aufgabe verfolgen, den Status, wir können die Artikel hinzufügen, die wir bei der Ausführung der Aufgabe verbraucht haben und das System aktualisiert den Bestand, wir haben Informationen über die Ausfallzeiten der Maschine. Alles in einer einzigen Anwendung!

Eine weitere Neuerung ist die Verfügbarkeit von Anwendungen sowohl für Desktop-Computer als auch für Tablets oder Smartphones. Generell können wir überall auf das System zugreifen, wo es einen Internetzugang gibt.

Warum haben Sie sich für das QRmaint-System und nicht für eine andere Lösung entschieden?

AT: Ich habe andere Lösungen getestet, aber die meisten verfolgten nur einen bestimmten Zweck, z. B. boten sie nur die Möglichkeit, Aufgaben oder Projekte zu überwachen, ein anderes System erlaubte nur die Bestandsverwaltung. Im Grunde fand ich es schwierig, ein Programm für das Flottenmanagement zu finden.

BJ: Ich habe mir andere CMMS-Systeme angeschaut, aber die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme erfordern den Kauf eines sehr großen Moduls, das die Produktion und viele andere Abteilungen und sozusagen die Instandhaltung unterstützt.

Wie lange hat es gedauert, QRmaint zu implementieren?

BJ: Eigentlich bin ich noch nicht fertig 🙂

Wie lange dauerte es vom Beginn der Dateneingabe bis zum Beginn der Arbeit im System?

BJ: In unserem Fall haben wir etwa eine Woche nach Beginn der Implementierung mit der Arbeit begonnen. Zunächst mussten wir die Anlagegüter hinzufügen, damit wir sie in der Aufgabe zur Implementierung zuordnen konnten. Derzeit arbeiten wir an der Vervollständigung der Daten für das Ersatzteillager. Die größte Herausforderung besteht darin, die Daten für das Anlagevermögen zu erfassen, d. h. die Eingabedaten bereitzustellen.

AT: Das Programm selbst ist so intuitiv, dass man jemandem nur einmal zeigen muss, wie man Fehler meldet, und der Mitarbeiter hat kein Problem damit. Natürlich wird der Schulungsprozess länger, je mehr wir von einem Techniker verlangen, dass er z. B. eine Anlage zu einer Aufgabe oder Ersatzteile hinzufügt, aber es geht trotzdem sehr schnell.

BJ: Die Pannenmeldung selbst ist sehr einfach, es gibt überhaupt keine Probleme für die Bediener, sie im System anzuklicken“, und meine Aufgabentechniker kommen auch sehr gut damit zurecht. Die Anwendung ist sehr intuitiv!

Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter davon überzeugt, mit dem System zu arbeiten?

BJ: Am Anfang hatten wir Probleme, die Berichterstatter zu überzeugen, während die Sachbearbeiter keine Probleme hatten, das System zu benutzen.

AT: Die Mitarbeiter haben gemerkt, dass es viel besser ist, eine Meldung über die App zu machen, als eine E-Mail zu schreiben, wenn es schnell gehen soll. Um eine E-Mail lesen zu können, muss der Adressat am Computer anwesend sein, und wenn er aus irgendeinem Grund nicht da ist, wird die Anfrage nicht weitergeleitet. Mit der App erhalte ich eine Benachrichtigung, dass eine neue Anfrage vorliegt, und ich kann jederzeit eine Person mit der Aufgabe betrauen – zum Beispiel, wenn ich gerade in einer Besprechung bin. Der Techniker erhält eine Benachrichtigung und kann sofort auf das gemeldete Problem reagieren.

Welche anderen Lösungen haben Sie bisher verwendet?

BJ: Früher haben wir uns auf E-Mails und Telefonanrufe verlassen, wir haben keine Aufzeichnungen über Aufgaben geführt.

AT: Ich schreibe nicht gern in Notizbücher oder auf Papier, also habe ich Aufgaben in Excel notiert. Ich musste das tun, weil es so viele waren, dass es für mich unmöglich gewesen wäre, mir alles zu merken. Das Problem war jedoch, dass sich die schriftlichen Aufgaben nur auf meinem Computer befanden. So musste ich eine solche Datei an das Team schicken oder ein Blatt ausdrucken und an die Tafel hängen. Die Mitarbeiter wussten nicht, was sie umsetzen sollten, bis sie die Datei von mir erhielten.

BJ: Heute bat mich mein Chef zum Beispiel um einen Bericht darüber, wie viele Aufgaben in Auftrag gegeben und wie viele abgeschlossen worden waren. Ich habe im System schnell einen Bericht erstellt, der diese Daten enthielt. Früher haben wir die Aufgaben in Excel gerechnet, und das hat viel länger gedauert.

Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit und den Support von QRmaint?

AT: Der Kontakt mit der IT-Abteilung von QRmaint ist sehr einfach. Die von uns eingereichten Aufgaben werden innerhalb verschiedener Fristen erledigt, aber mir ist klar, dass es sich um eine Software handelt, deren Entwicklung einige Zeit in Anspruch nimmt. Der Zeitrahmen, den QRmaint vorschlägt, ist jedoch sehr vernünftig, und wir können eine Weile auf eine Lösung warten. Seit der Implementierung ist noch keine Anwendung ausgefallen, daher weiß ich nicht, wie der Dienst in einer solchen Situation aussehen würde….