Einführung von QErmaint in Komfort Serwis – Technische Immobilieninstandhaltung

Vom Papierkalender zu QRmaint – oder wie es bei einer Immobilieninstandhaltungsfirma läuft

„Vor acht Jahren, im Jahr 2011, dachte kaum jemand daran, die technischen Instandhaltungsarbeiten an Gebäuden mit modernen Hilfsmitteln zu planen. Ein Bleistift und ein Blatt Papier waren Gang und Gäbe.“ – beginnt Jacek seine Geschichte „Am Anfang benutzten wir einen Papierkalender, in den wir unseren Tagesplan eintrugen. Wenn wir einen Termin für einen Kunden vereinbaren mussten, rief ich Tomek (Tomasz Nyc, den Inhaber des Unternehmens) an, wenn wir beim Kunden waren, um einen Wasserhahn auszutauschen oder andere Arbeiten in den Räumlichkeiten auszuführen, und er blätterte in dem Papierkalender, und wir versuchten, einen freien Termin für die Durchführung der Arbeiten zu finden. Das war keine leichte Aufgabe!“ – Jacek Turkowski erinnert sich an seine ersten Schritte bei Komfort Serwis. Damals verzögerten Probleme die Ausführung von Aufträgen. Der Informationsfluss erfolgte hauptsächlich über das Mobiltelefon – zwischen dem Kunden, dem Wartungsunternehmen und den Technikern, die die Aufträge ausführen. Es gab viel Verwirrung oder sogar eine fehlende Ausführung einiger Aufträge, weil „jemand wichtige Informationen über den Auftrag vergessen oder nicht weitergegeben hat“. Aus Erfahrung wissen wir, dass diese Art der Organisation in kleinem Rahmen gut funktioniert, während es mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens immer schwieriger wird, Servicequalität und Professionalität aufrechtzuerhalten. Doch ein Unternehmen mit Ehrgeiz wächst jedes Jahr und gewinnt neue Kunden hinzu! Wie kann man also für mehr Ruhe sorgen und die Qualität aufrechterhalten?

Wie kann man die Papierdokumentation durch ein IT-System ersetzen?

 Jacek und Tomasz Nyc, der Inhaber von Komfort Serwis, suchten nach Lösungen, um mit der raschen Expansion auf dem Warschauer Markt für die technische Wartung von Immobilien Schritt zu halten.

„Wir haben einen Google-Kalender und eine Excel-Tabelle mit Tomek eingeführt. Wir gaben alle zyklischen Arbeiten in Excel ein und hielten die außerplanmäßigen Arbeiten und eventuelle Besprechungen während der Arbeit im Google-Kalender fest.“

Dies bedeutete eine erhebliche Verbesserung der Kommunikation und machte es schneller und einfacher, Termine für außerplanmäßige Arbeiten zu finden. Es war nicht mehr nötig, vom Kunden in der Zentrale anzurufen, um zu erfahren, wann die Arbeit erledigt werden konnte. Die Einführung dieser Lösung half jedoch nur in einem Bereich – der Kommunikation zwischen den Technikern und der Hauptgeschäftsstelle. Es gab immer noch keine Methode, wie man effektiv nach außen kommunizieren konnte – mit den Hausverwaltern, die über die geleistete Arbeit berichteten. Darüber hinaus gab es im Unternehmen immer noch einen papierbasierten Arbeitsablauf.

„Wir hatten nicht nur ein Problem mit der Planung, sondern auch mit der Erfassung von Papieraufträgen durch die Mitarbeiter – hin und wieder ging etwas verloren, die Mitarbeiter füllten nicht alle Aufträge auf Papier aus“. – fährt Jacek Turkowski fort.

Testen von Nozby und Trello bei der technischen Abwicklung von Immobilien

 Die Suche ging weiter – es wurde beschlossen, das Trello-System für die Arbeit mit den Verwaltern und das Nozby-System für die Arbeit mit den Technikern zu implementieren. Es gab jedoch ein Problem mit der Integration dieser Systeme – die Verwalter meldeten Störungen in Trello und Jacek schrieb diese Aufträge in Nozba um.

„Der Verwalter meldete das Problem in Trello, und ich übertrug den Arbeitsauftrag für die Techniker in Nozby. Das Problem in Nozby war jedoch, dass man dort nur Aufgaben in Auftrag geben konnte, ich aber keine Informationen über deren Abschluss hatte. Zum Beispiel würde ich in Nozby schreiben: „Mach heute eine Türinspektion“, und der Techniker konnte nur einen Kommentar zu dieser Aufgabe abgeben. Ich musste den Techniker fragen, ob die Aufgabe erledigt war, und ich war derjenige, der die Aufgabe abschließen musste. Nachdem ich die Aufgabe in Nozby abgeschlossen hatte, vervollständigte ich die Übermittlung in Trello, damit der Verwalter sie sehen konnte.“

Die Tests dauerten einige Wochen, brachten aber nicht das gewünschte Ergebnis. Die Suche ging weiter…

Eignet sich QRmaint gut für die technische Instandhaltung von Immobilien?

Im Mai 2018 begann Jacek, unsere QRmait-Anwendung zu testen, um herauszufinden, ob das QRmaint-System für die technische Instandhaltung von Immobilien gut funktionieren würde.

Ursprünglich lehnte er jedoch die Möglichkeit ab, das System bei Komfort Serwis zu implementieren, da er sich auf kostenlose Lösungen konzentrierte. Er kam jedoch schnell auf ein System zurück, das seine Erwartungen weitgehend erfüllte, und zwar zu einem erschwinglichen Preis (siehe unsere Preisliste), und entschied sich für eine kostenpflichtige Implementierung für einen Teil der Techniker.

Die Beteiligung von Jacek an der Entwicklung des Systems war für uns sehr wichtig – gemeinsam haben wir die funktionalen Anforderungen ermittelt, um das System an die Bedürfnisse des technischen Immobilienmanagements anzupassen. Unter anderem haben wir klare Zeitpläne für die zyklischen Arbeiten der Techniker oder einen speziellen freien Benutzermodus – den Standortverwalter – implementiert, der es ermöglichte, Störungen zu melden und deren Umsetzung durch die Immobilienverwalter zu sehen.

Zeit für die Implementierung von QRmaint!

Die Implementierung selbst verlief recht reibungslos, auch wenn sie, wie sich Jacek erinnert, eine Menge Arbeit bedeutete:

„Eine Immobilie zu QRmaint hinzuzufügen und es gut zu machen, ist eine Menge Arbeit. Man muss das ganze Gebäude durchgehen, die Ausstattung bestimmen und den Umfang der Arbeiten planen. Am Anfang haben wir jede Lampe an jedem Treppenhaus aufgeschrieben, aber das hat zu viel Zeit gekostet. (…) Jetzt haben wir allgemeine Begriffe wie „Lampen und Melder im Treppenhaus“, „Lampen und Melder – Garage“ oder „Außenbeleuchtung“. Wenn nun eine Überprüfung dieser Geräte ansteht, markiere ich einfach diese Anlagegüter und der Techniker weiß, was zu tun ist.“

 Die Umsetzung selbst dauert bis heute an – und Komfort Serwis gewinnt immer mehr Kunden! Heute wird sie viel effizienter durchgeführt als beim ersten Mal. Die Implementierung eines neuen Gebäudes in das System dauert bis zu zwei Wochen, ebenso die notwendige Inventarisierung der einzelnen Anlagen und die Planung der zyklischen Arbeiten am Objekt. Nach einer gewissen Zeit intensiver Arbeit werden jedoch alle Arbeitsaufträge, die Arbeitshistorie oder die Wartungskostenabrechnung im QRmaint-System gepflegt, das überall dort verfügbar ist, wo das Internet verfügbar ist.

Welche Vorteile wurden durch die Einführung von QRmaint bei Komfort Serwis erzielt?

 Eines der wichtigsten Ziele der Einführung war die Abschaffung von Arbeitsaufträgen und Berichten in Papierform. In QRmaint sind alle (geplanten oder von Verwaltern gemeldeten) Arbeitsaufträge in einer dem Standort zugeordneten Aufgabenliste enthalten. In Komfort Serwis füllen die Techniker bei der Erledigung der Aufträge Checklisten aus oder fügen die mit den Aufträgen verbundenen Kosten hinzu. Auf diese Weise haben die Verwalter online Zugang auf jeden Auftrag und können rund um die Uhr überwachen, welche Arbeiten in der Immobilie durchgeführt werden.

 Ein weiterer wichtiger Punkt war die bessere Kontrolle über den Fortschritt der Arbeiten und die ausführenden Techniker. „Wenn ich einem Techniker eine Aufgabe zuweise, kann ich überprüfen, ob er die Aufgabe erledigt hat und innerhalb welcher Frist. Wenn es etwas gibt, das nicht bis zum geplanten Datum erledigt ist, kann ich es sofort im System als überfällige Aufgabe sehen“. – sagt Herr Jacek.

Auch die Kommunikationsprobleme sind verschwunden, sowohl zwischen der Unternehmenszentrale und den Technikern als auch zwischen der Unternehmenszentrale und den Kunden, d. h. den Verwaltungen oder den Bewohnern selbst. Im ersten Fall „weiß der Techniker im Außendienst dank der App sofort, dass er eine neue Aufgabe hat. Ich erhalte auch schneller Informationen von den Technikern – so wird beispielsweise ein Techniker benachrichtigt, dass in einer bestimmten Immobilie eine feuchte Stelle aufgetreten ist. Er macht eine Sichtprüfung und meldet über das Kommentarsystem der Aufgabe, wie die Situation aussieht, wie hoch die möglichen Kosten für die Behebung des Mangels sind – und ich kann die Informationen sofort an den Verwalter weitergeben.“ Darüber hinaus können sowohl die Verwalter als auch die Bewohner selbst über das QRmaint-System Störungen an der Immobilie melden und die Informationen gehen sofort an Jacek, der auf Basis seines aktuellen, in QRmaint verfügbaren Arbeitsplans schnell einen Techniker zuweisen kann.

Der Prozess der Fehlerbehebung und der Berichterstattung an die Verwaltung wurde erheblich verkürzt. Zuvor erhielt der Verwalter einmal im Monat einen Bericht über die durchgeführten Arbeiten, jetzt erhält er einen Bericht, sobald der Techniker die Arbeit abgeschlossen hat. So kann der Hausverwalter die von der Wohnungseigentümergemeinschaft verursachten Kosten praktisch online im Auge behalten.

Das Engagement der Mitarbeiter, die Arbeitsberichte zuverlässig auszufüllen, hat zugenommen – das geht sehr schnell und einfach in der Telefon-App.

Ist es mit Qrmaint einfacher, Kunden zu gewinnen?

 Die Abkehr von der traditionellen Art, Mängel oder geplante Arbeiten zu kommunizieren, hin zu einem modernen System, das überall dort verfügbar ist, wo das Internet zur Verfügung steht, hat die Wettbewerbsfähigkeit des technischen Wartungsangebots ganz erheblich gesteigert.

Vielen Verwaltern war gar nicht bewusst, dass die Kommunikation und der Informationsfluss über die laufenden Arbeiten der Techniker vereinfacht werden können. „Heute waren Tomek und ich bei einem Treffen mit einem neuen Kunden (…) Während des Treffens habe ich ganz allgemein die Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit QRmaint vorgestellt, und der Hausverwalter hat vor Überraschung und Freude die Augen weit aufgerissen.“  Natürlich führte der Besuch zu einem Vertragsabschluss, obwohl das Angebot nicht das günstigste unter den Mitbewerbern war.

Durch eine bessere Betreuung der wachsenden Zahl von Technikern und Kunden hat Komfort Serwis einen spezifischen Wettbewerbsvorteil geschaffen, indem es seinem Angebot einen sehr hohen Mehrwert hinzufügt: die Vereinfachung der Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleister.

Wie entwickelt sich QRmaint?

 „Seit der Einführung von QRmaint in unserem Unternehmen hat sich das Programm weiterentwickelt – die Funktionen werden an die Besonderheiten der Branche angepasst – zum Beispiel sieht der Zeitplan, den es bei der Einführung noch nicht gab, jetzt aus wie ein Google-Kalender! „- lobt Jacek.

Wir sind sehr froh, dass wir die Probleme von Unternehmen wie Komfort Serwis lösen können, indem wir unser System an die spezifischen Probleme der Immobilieninstandhaltungsbranche anpassen.

Bei der Analyse des Einsatzes von QRmaint durch ein Unternehmen der technischen Immobilieninstandhaltung denken wir ständig darüber nach, wie wir diese Art von Unternehmen leichter führen und gemeinsam einen Wettbewerbsvorteil in diesem Bereich aufbauen können. Und bis jetzt ist uns das gelungen!

Eine positive Empfehlung von einem so anspruchsvollen Kunden wie Komfort Serwis bedeutet uns sehr viel!

Wir entwickeln die QRmaint-Anwendung ständig weiter, um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen. Wenn Sie eine Idee haben, wie Sie unser CMMS nutzen möchten und eine solche Funktionalität noch nicht gefunden haben, kontaktieren Sie uns bitte – kontakt@qrmaint.com.