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Wartung mit CMMS bei Valvex: Einführung von QRmaint

Wir führten ausgiebige Marktrecherchen auf der Suche nach einem Softwaranbieter, bei dem Preis und Qualität einhergehen. Dabei verfolgten wir stets die Prämisse: „das Programm” – muss innerhalb einer Stunde durch unsere Mitarbeiter zu verstehen sein. Wenn man innerhalb dieses Zeitfensters nicht instande ist das Programm halbwegs zu nutzen, scheidet es aus. [...] Die von uns angetestete Qrmaint-Software erwies sich als ein sehr transparentes Programm zum Management von Instandhaltungsmaßnahmen. Hier gab absolut keine Probleme mit der Handhabung.

Tomasz Jaroszewski – Instandhaltungsleiter bei Valvex

In dieser Publikation präsentieren wir eine Fallstudie zur Implementierung des CMMS QRmaint-Systems bei Valvex, einem führenden polnischen Hersteller von Sanitär- und Installationsarmaturen (Wasser-, Gas- und Heizungsarmaturen). In diesem Material erfahren Sie, mit welchen Herausforderungen das Unternehmen vor der Einführung des CMMS-Systems konfrontiert war und welche Vorteile es heute daraus zieht.

Lösungen, die die Gunst und das Vertrauen der Hersteller am schnellsten gewinnen, sind diejenigen, die am einfachsten zu bedienen und gleichzeitig am flexibelsten bei der Unterstützung täglicher Produktionsprozesse sind. Eine solche Lösung ist das CMMS QRmaint-System, dessen Hauptaufgabe es ist, den Instandhaltungsprozess durch Automatisierung, Mobilität und bessere Kommunikation zu vereinfachen.

Dział produkcji w firmie Valvex

 

Produktionsstätte Valvex Produktionsstätte Valvex S.A. im małopolnischen Jordanów

Man sagt „Valvex“, man denkt „Power of Quality!“

Valvex S.A. ist ein nationaler Marktführer im Bereich Kugelhähne. Polnische Technologie, ein über 100-jähriges Erbe, hochwertige Komponenten und ein moderner Maschinenpark sind die Faktoren, die das Angebot der Marke seit Jahren zur Verkörperung von Qualität und Innovation machen. Dank dieser Faktoren genießt Valvex Ansehen nicht nur in Polen, sondern auch auf den westlichen Märkten – in den Ländern der Europäischen Union, Nord- und Südamerikas sowie im Nahen Osten.

Valvex bietet tausende Artikel im Sortiment der Sanitär- und Installationsausstattung, darunter Badarmaturen, Kugelhähne, Pumpen-Mischgruppen und eine breite Palette von Verbindungselementen.

Hala namiotowa

Fertigwarenlager in der Produktionsstätte Valvex S.A. Fertigwarenlager in der Produktionsstätte Valvex S.A.

Einführung des CMMS bei Valvex

Im Juli 2023 implementierte Valvex das QRmaint CMMS-System, um die höchsten Standards und hohe Qualität aufrechtzuerhalten. Ziel war es, viele Produktionsprozesse zu ordnen und die Kommunikation zu verbessern.

Fast ein Jahr nach der Einführung hat das Unternehmen viele positive Hinweise, insbesondere aus finanzieller Sicht, für die Fortsetzung der Zusammenarbeit auf Basis von QRmaint und für Entwicklungspläne zur Erweiterung der Systemnutzung auf andere Abteilungen des Unternehmens erhalten.

Da die Instandhaltungsabteilung bei Valvex nicht nur acht dedizierte Produktionsbereiche, sondern auch die gesamte Infrastruktur des Unternehmens auf einer Fläche von über 9.500 m² umfasst, sind die operativen Herausforderungen hier deutlich größer als nur im Maschinenpark.

„- Bei uns gibt es Fortschritte. Man sieht, dass die Aufträge effizienter ausgeführt werden. Der Mechaniker möchte, sobald er sieht, dass er den nächsten Auftrag hat, zuerst alle aktuellen Aufträge abschließen. Das liegt daran, dass die Aufträge nacheinander aus dem System genommen werden sollen“, sagt Tomasz Jaroszewski, erfahrener stellvertretender Leiter der Instandhaltungsabteilung bei Valvex, der ein Team von fast 30 Mitarbeitern führt, die für die Instandhaltung zuständig sind.

 

Automat tokarski CNC Tsugamii

 

CNC-Drehautomat Tsugami CNC-Drehautomat Tsugami

Herausforderungen bei Valvex vor der Einführung des CMMS

Die Einführung eines CMMS-Systems wird oft von bestimmten Verfahren begleitet, die eine genaue Analyse der aktuellen Situation des Unternehmens zum Ziel haben. Valvex bildete hier keine Ausnahme und führte vor der Einführung eine ISO-Normen-Audit durch.

Eine der Schlüsselthemen während des Audits war die Notwendigkeit, die gesamten Maschinenwartungskosten zu bewerten. Dies ergibt sich hauptsächlich aus der Notwendigkeit, die Kosten für Teile und Reparaturen zu erfassen, wobei die Betriebskosten häufig den Gesamtwert einer neuen Maschine übersteigen. Daher wird die Rentabilität der genutzten Maschinen infrage gestellt, was oft den Kauf einer neuen Maschine rechtfertigt.

Nowoczesny park maszynowy w Valvex S.A.

 

Moderner Maschinenpark bei Valvex S.A.

Vor der Einführung des CMMS-Systems musste Valvex viele Schwierigkeiten bewältigen:

  • Keine Aufzeichnungen über die Kosten der Maschinenwartung im Hinblick auf den Kauf von Teilen und Reparaturen.
  • Keine Digitalisierung des Erfassungsprozesses: Arbeiten in MS Excel oder mit Papierdokumentation (Rechnungen) verhinderten eine schnelle Kosten- und Kalkulationsüberprüfung.
  • Keine effiziente Kommunikation zwischen den Mitarbeitern: Instandhaltungsmitarbeiter, die zu Arbeiten abgestellt wurden, konnten nicht effizient zwischen den Abteilungen des Unternehmens und den Maschinenbedienern in der Produktionshalle kommunizieren.
  • Keine Standardisierung der Prozesse: Die Spezifität und Komplexität der Instandhaltungsprozesse erforderten großen Aufwand des Koordinators des Instandhaltungsteams.
  • Kein effizientes Mitarbeiterverwaltungssystem: Die Arbeitszeiten der Instandhaltungsmitarbeiter wurden nicht ausreichend überwacht; einige Aufgaben wurden nicht ausgeführt oder aufgeschoben.

Linia procesu galwanizacji

Galvanisierungsprozesslinie

T. Jaroszewski: „- Am Anfang dachten wir daran, die Situation etwas zu normalisieren und zu stabilisieren. Und das Kommunikationssystem zwischen den einzelnen Abteilungen und Mechanikern komplett zu ändern. Bisher lief es so, dass Personen aus der Produktionsabteilung anriefen und alle, die Zugang zu den Telefonnummern der Instandhaltungsmitarbeiter hatten, sagten: ‚Das ist kaputt, das ist kaputt‘. Irgendwann stellten mein Vorgesetzter und ich fest, dass wir praktisch nicht in der Lage waren, unsere eigenen Aufgaben als Instandhaltungsabteilung zu erfüllen, zumal die Mitarbeiter im Unternehmen, wenn sie einen Mechaniker sahen, ihn in die Halle holten, um sich um andere Störungen zu kümmern. Bevor der Mechaniker kam, um die ihm zugewiesene Aufgabe zu erledigen, hatte er noch vier oder fünf andere Arbeiten ausgeführt. Am Ende stellte sich heraus, dass das, was er als Wichtigstes tun sollte, nicht erledigt war, weil ihm die Zeit fehlte.“

Die vom ISO-Auditor identifizierten Herausforderungen wiesen auf die Notwendigkeit eines Kontakts mit dem Lieferanten QRmaint hin. Nach einer 14-tägigen Testphase wurde QRmaint von der Unternehmensleitung entsprechend angenommen. Die erfolgreiche Zusammenarbeit trug auch zur Einhaltung der ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 Standards bei, die Valvex eingeführt hat, um die Produktqualität zu gewährleisten.

Tokarki CNC

 

CNC-Drehmaschinen

CMMS- und ERP-Kriterien

Die Instandhaltungsabteilung bei Valvex umfasst auch viele Kompetenzen von Mitarbeitern, die täglich in verschiedenen Gruppen arbeiten, von Elektromechanikern und Technikern bis hin zu Mechanikern. In der Vergangenheit basierte die operative Arbeit im Unternehmen mehr auf Ad-hoc-Aufgaben, d. h. auf Aufträgen und Anrufen. Außerdem hatte Valvex keine strukturierte Methode zur Verwaltung der Instandhaltungsabteilung.

Der Hersteller nutzt das ERP-System SAP, was in der Vergangenheit den Wert der Integration des QRmaint-Systems mit der zentralen Datenbank des Unternehmens verdeutlicht.

Vor der Einführung definierte Valvex die wichtigsten Kriterien für ein CMMS-System:

  • Benutzerfreundlichkeit – Das CMMS-System sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, damit die Benutzer schnell lernen können, seine Funktionen zu nutzen.
  • Aufgabenmanagement – Das System sollte die Erstellung, Zuweisung und Überwachung von Instandhaltungs- und Wartungsaufgaben sowie Reparaturen von Geräten und Maschinen ermöglichen.
  • Ressourcenmanagement – Das System sollte die Verfolgung von Ressourcen wie Ersatzteilen, Werkzeugen und Personal ermöglichen, um deren rechtzeitige Verfügbarkeit zu gewährleisten.
  • Planung und Terminierung – Das System sollte die Erstellung von Inspektions- und Reparaturplänen ermöglichen, um im Voraus zu planen und Produktionsausfälle zu vermeiden.
  • Verfolgung der Reparaturhistorie – Das System sollte die Historie der Reparaturmaßnahmen speichern, um Trendanalysen und Prozessoptimierungen zu ermöglichen.

 

Wydział Pokryć Ozdobnych i Galwanizacji

 

Abteilung für dekorative und galvanische Beschichtungen

Vorteile der Implementierung

In der Vergangenheit waren die Mitarbeiter bei Valvex eine wertvolle Wissensquelle – sie kannten die Geräte und Maschinen des Unternehmens von Grund auf. Das Problem bei dieser Art des Managements bestand jedoch darin, dass das Unternehmen bei Abwesenheit wichtiger Mitarbeiter der Desorganisation ausgesetzt war. „- Unsere Mechaniker und Elektriker waren das Wissen. Und wenn sie etwas aufgebraucht hatten, meldeten sie das unserem Hauptversorger und er kümmerte sich darum“, erinnert sich T. Jaroszewski.

Heute bleibt der Wert der Mitarbeiter unverändert – er ist nach wie vor auf einem hohen Niveau. Erfahrene Mitarbeiter wie Monteure oder Techniker tragen unschätzbare Werte zur Problemlösung bei. Trotzdem speichert das CMMS QRmaint-System nach der Implementierung zuverlässige Daten, die die Kommunikation und Aufgabenübertragung erleichtern. Dadurch ist das Unternehmen weniger abhängig von früheren Regeln, und wichtige Informationen sind leichter für andere Mitarbeiter zugänglich. Dies hat die Unternehmenskultur positiv verändert.

Welche weiteren Vorteile bietet die Einführung des CMMS bei Valvex?

Verfügbarkeit auf mobilen Geräten Die Einführung eines mobilen CMMS-Systems ermöglichte dem Instandhaltungspersonal von Valvex, den Zustand der Geräte zu überwachen und Reparaturmaßnahmen von jedem Ort aus zu planen. Die Flexibilität des Managements über mobile Geräte führt zu einer schnellen Reaktion auf auftretende Ausfälle und minimiert die Ausfallzeiten. Dies wiederum führt zu einer besseren Arbeitsorganisation und damit zu einer effizienteren Produktion.

Fernbenachrichtigungssystem

Das mit dem CMMS integrierte Fernbenachrichtigungssystem ermöglicht es den Mitarbeitern von Valvex, sich in Echtzeit über Störungen und Arbeitsfortschritte zu informieren. Dank dieser Lösung können die Mitarbeiter schneller und effektiver auf auftretende Probleme reagieren, was die Gesamtreaktionszeit verkürzt und die Produktionskontinuität gewährleistet.

Kommunikationssystem zwischen den Mitarbeitern

Das CMMS QRmaint-System erleichtert die Kommunikation zwischen den Instandhaltungsmitarbeitern und den Produktionsmitarbeitern erheblich. Durch die gemeinsame Nutzung des Systems können Informationen schnell und präzise ausgetauscht werden, was zu einer besseren Zusammenarbeit und schnelleren Problemlösungen führt.

Automatisiertes Berichtswesen

Ein weiteres wichtiges Merkmal des CMMS QRmaint-Systems ist die Fähigkeit zur automatisierten Berichtserstellung. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, genaue und aktuelle Informationen über den Zustand der Geräte, die durchgeführten Reparaturen und die für die Instandhaltung aufgewendeten Ressourcen zu erhalten. Solche Berichte sind ein wertvolles Werkzeug für die Planung und Entscheidungsfindung.

Standardisierung von Prozessen

Dank des CMMS QRmaint-Systems konnte Valvex die Instandhaltungsprozesse standardisieren, was zu einer besseren Organisation und Effizienz der Arbeit führte. Die Standardisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, nach klaren Richtlinien und Verfahren zu arbeiten, was Fehler und Missverständnisse minimiert.

Effizientes Management von Ersatzteilen

Ein weiterer wichtiger Aspekt des CMMS QRmaint-Systems ist das effiziente Management von Ersatzteilen. Dank der Systemfunktionen können die Mitarbeiter den Lagerbestand an Ersatzteilen überwachen und den Bedarf an neuen Teilen rechtzeitig planen. Dies führt zu einer besseren Ressourcenverwaltung und vermeidet Engpässe, die zu Produktionsausfällen führen könnten.

Optimierung der Instandhaltungskosten

Durch die Implementierung des CMMS QRmaint-Systems konnte Valvex die Instandhaltungskosten optimieren. Das System ermöglicht eine genaue Verfolgung der Wartungs- und Reparaturkosten sowie eine Analyse der Daten, um die Effizienz der Prozesse zu verbessern und die Kosten zu senken. Dies führt zu einer besseren Kostenkontrolle und einer höheren Rentabilität des Unternehmens.

Steigerung der Mitarbeitermotivation

Die Einführung des CMMS QRmaint-Systems bei Valvex hat auch die Motivation der Mitarbeiter gesteigert. Die Möglichkeit, in einem modernen und gut organisierten Umfeld zu arbeiten, sowie die Verfügbarkeit von Werkzeugen, die die Arbeit erleichtern, tragen zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter bei.

Fazit

Die Implementierung des CMMS QRmaint-Systems bei Valvex hat zu einer erheblichen Verbesserung der Instandhaltungsprozesse und der allgemeinen Effizienz des Unternehmens geführt. Dank der zahlreichen Vorteile des Systems konnte Valvex die Instandhaltungskosten optimieren, die Produktionskontinuität gewährleisten und die Mitarbeitermotivation steigern. Die Einführung des CMMS QRmaint-Systems ist ein Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, die den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Das schreiben unsere Kunden über uns

Dank seiner universellen Einsatzmöglichkeiten eignet sich QRmaint bestens für eine Vielzahl von Produktionsbetrieben, Immobilieninstandhaltungen, Einzelhandelsketten, Universitäten und Dienstleistungen, branchenunabhängig und immer dann, wenn die Instandhaltung ein Thema ist. Machen Sie sich mit unseren Kundenrezensionen vertraut!

Wir führten ausgiebige Marktrecherchen auf der Suche nach einem Softwaranbieter, bei dem Preis und Qualität einhergehen. Dabei verfolgten wir stets die Prämisse: „das Programm” – muss innerhalb einer Stunde durch unsere Mitarbeiter zu verstehen sein. Wenn man innerhalb dieses Zeitfensters nicht instande ist das Programm halbwegs zu nutzen, scheidet es aus. [...] Die von uns angetestete Qrmaint-Software erwies sich als ein sehr transparentes Programm zum Management von Instandhaltungsmaßnahmen. Hier gab absolut keine Probleme mit der Handhabung.

Jarosław Kurach

Instandhaltungsleiter bei DB Cargo

Das QRmaint-System ist ein Programm, das die Anforderungen von Industrie 4.0 sehr gut ergänzt.

Tomasz Wachowski

Stellvertretender Technischer Direktor

Das in unserem Unternehmen implementierte Qrmaint-System hat die Arbeit unseres Teams aus der Instandhaltungsabteilung erheblich verbessert und die Reaktionsfähigkeit der Teams auf aktuelle Produktionsausfälle deutlich erhöht.

Rafał Topolski

Ingenieur für die Optimierung von Produktionsprozessen

Die Meldung einer Störung mithilfe der auf der betroffenen Maschine angebrachten QR-Codes, hat Ungereimtheiten, von denen die Maschine betroffen war, praktisch beseitigt. Das Speichern aller Einträge im System gibt ein gutes Bild davon, mit welcher Maschine wir die größten Probleme haben.

Krzysztof JANIK

Automation Service Supervisor

Das Wichtigste ist, dass meine Mitarbeiter wissen, wie viel sie zu tun ist und welche Prioritäten sie haben. Techniker haben Zugriff auf Aufgaben in Echtzeit. Grundsätzlich beugen wir nun Situationen vor, in denen zuvor Aufgaben verpasst oder vergessen wurden.

Arkadiusz Tetloch

Abteilungsleiter Instandhaltung und Innovation

Meine Arbeit im Unternehmen unterteilt sich in 2 Etappen: 1. Vor der Einführung von QRmaint - gab es viele unnötige Telefone, die ständig über den Fortschritt der Störungsbeseitigung und über die große Menge an Themen, die berücksichtigt wurden, berichteten. 2. Nach der Implementierung von QRmaint, ergab sich endlich Möglichkeit nur auf wichtige Themen zu konzentrieren und allen Beteiligten präzise Informationen zuzuweisen. Somit sind alle permanent auf dem neuesten Stand gehalten und 100% der gemeldeten Fälle werden bearbeitet.

Aleksander Penkowski

Leiter der Instandhaltung

QRmaint hat uns von der förmlich erschlagenden Menge an zu auszufüllenden Papierdokumenten befreit. Wir haben jetzt einen einfachen Überblick über den Verlauf von Ausfall, Reparatur und Service samt Reaktionszeit, welche deutlich reduziert wurde.

Anna Ciesielska

Prozessingenieur

QRmaint habe Ich selbst an einem Abend einsatzbereit konfiguriert und schon an den folgenden Tagen floßen bereits Störungsmeldungen von unseren Technikern und Maschinenbedienpersonal herbei ;)

Tomasz Pruszyński

Produktionsdirektor

QRmaint hat Hunderte von E-Mails ersetzt, die unabhängig vom Thema, unübersichtlich in eine gemeinsame Liste aufgenommen wurden, anstatt, je nach Thematik, den richtigen Personen zugewiesien zu sein. Früher, als eine Störung bereits behoben wurde, war aufgrund des fehlenden Feedbacks niemand davon in Kenntnis gesetzt worden und die Meldungen häuften sich unkotrolliert an. Heute haben wir einen Überblick über den aktuellen Zustand eines jeden Ausfalls und können vor allem die Handlungen der Mitarbeiter analysieren, die für die Umsetzung der Meldungen verantwortlich sind. Mariusz Staniszewski – IT Abteilungsleiter

Mariusz Staniszewski

IT Abteilungsleiter

Das System funktioniert reibungslos. Die Reaktionszeit unserer Teams hat sich deutlich verkürzt. Es ist ein viel besseres Kommunikationsmodell als Telefone und das Aufschreiben von Fehlern auf Karten oder im Speicher.

Maciej Hartfil

Kanzler der Akademie für Sport in Warschau

Seit dem Moment wir QRmaint eingeführt haben, entwickelt sich das Programm weiter - unsere branchenspezifischen Funktionen wurden auf Wunsch angepasst - wie zum Beispiel ein Zeitplan, der sich zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht im System befand und jetzt wie ein Kalender in Google aussieht.

Jacek Turkowski

Technischer Koordinator für die Instandhaltung von Immobilien

QRmaint ist als zuverlässiges, flexibles und reaktionsschnelles Unternehmen bekannt und sind für die Implementiertung von Kundenideen offen. Ihr System erleichtert uns die Arbeit und die Reportingfunktion wurde von unseren Kunden begrüßt.

Sławomir Pinkowski

Vorstandsvorstizender

Das QRmaint-System hat zur Wettbewerbsfähigkeit unserer Dienstleistungen auf dem Immobilienmarkt deutlich beigetragen. Zusätzlich zu unserem Standard-Service bieten wir unseren Kunden nun ein Werkzeug, um Vorfälle schnell zu melden und Arbeiten rund um die Immobilien zu verfolgen.

Mateusz Czerwiński

Die Einführung von QRmaint hat sich als Lösung unserer größten Herausforderung erwiesen, nämlich der laufenden Schadensbehebung unserer Immobilien. Der nächste Schritt, den wir zusammen mit QRmaint gehen wollen, ist die Unterstützung unserer Verwaltungsmanager, die z.B. Wohnungsreinigungen verwalten.

Paweł Migacz

Geschäftsführer

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