QRmaint CMMS bei Partner, Franchisenehmer von Lewiatan

Verbessertes Ausfallmanagement in Discounterketten Dank QRmaint CMMS-System

Die Einführung von QRmaint in Partner, dem Franchisenehmer des Lewiatan-Discounters, hat in 27 Filialen den Prozess der Störungsmeldung und Beseitigung von technischen Ausfällen optimiert und zugleich die lebensmittelbranchenspezifische Abfallwirtschaft strukturiert.

Das im Oktober 2018 eingeführte System, hatte als Aufgabe die Meldung und Abwicklung von aufkommenden Problemen – hauptsächlich technische, in Bezug auf die breite IT-Abteilung und Abfallwirtschaft zu gewährleisten. Infolgedessen genießt das Unternehmen heute eine voll organisierte Notfallreaktion. Jegliche Meldungen werden nun entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen und Abwicklung sowie Feedback durch Entscheidungsträger überwacht. Bei über 700 Mitarbeitern und 27 Geschäften in verschiedenen Teilen Polens, führte eine solche Systematisierung der Problembehebung zu enormen Verbesserungen der allgemeinen Geschäftsführung.

– QRmaint hat Hunderte von E-Mails ersetzt, die unabhängig vom Thema, unübersichtlich in eine gemeinsame Liste aufgenommen wurden, anstatt, je nach Thematik, den richtigen Personen zugewiesien zu sein. Früher, als eine Störung bereits behoben wurde, war aufgrund des fehlenden Feedbacks niemand davon in Kenntnis gesetzt worden und die Meldungen häuften sich unkotrolliert an. Heute haben wir einen Überblick über den aktuellen Zustand eines jeden Ausfalls und können vor allem die Handlungen der Mitarbeiter analysieren, die für die Umsetzung der Meldungen verantwortlich sind. Somit ist die Identifizierung der einzelnen Werksabteilungen und ihrer Handlungsgeschwindigkeit klar überschauber. – sagt Herr Mariusz Staniszewski, it Manager, Partner: „Wir sind sowohl mit der Anwendung als auch mit der Art und Weise, wie wir mit QRmaint zusammenarbeiten, sehr zufrieden.“

So einfach ist es!

Im aktuellen Arbeitsablauf der Lewiatan Discounterkette führen ihren Dienst speziell abgestimmte Teams, welche direkt an der Lösung eines Problems arbeiten. Sie erhalten je nach Bedarf Auftragsinformationen per E-Mail oder App, direkt auf ihr Mobiltelefon oder Computer.

– Sie loggen sich ein und können direkt loslegen, so einfach ist es! – sagt Herr Staniszewski.

Die Meldungen sind in zwei Abteilungen unterteilt – technische und IT. Die technische Abteilung deckt alle Meldungen ab, die in Gebäuden auftreten können – Türen, Fenster, Böden, Wände, Elektrizität, defekte elektronische Geräte (Fleischwolf, Vertikalschneidemaschine) sowie Sanitär – Kanalisation, Wasserhähne, Abflüsse. IT adressiert u.a. Ausfälle des Betriebssystems, der Software, der Computer oder Zahlungsterminale.

Ein separater Bereich ist die Abfallwirtschaft, die sogenannte Waste Database, die sich mit dem Thema Verpackung und Abfallwirtschaft befasst welcher Unternehmen mit Abfallproduktion unterliegen. Dank QRmaint ist es uns nun viel einfacher, die einzelnen Geschäftspunkte zu Überwachen und deren Entsorgungsbedarf zu Verwalten. Bedarf wird per Antrag von jedem Geschäftspunkt im QRmaint-System eingereicht und die im System zugewiesene Person sorgt anschließend für den rechtzeitigen Kontakt mit Abfallwirtschaftsunternehmen (Lebensmittel, Abfallgeräte, Altpapier).

– Abfallmanagement ist in der Lebensmittelindustrie entscheidend. Verfallsdaten der Produkte müssen eingehalten und rechtzeitig zur Entsorgung gebracht werden – sagt Herr Staniszewski. Dank der mobilen App haben wir damit kein Problem mehr. Alles, was wir brauchen, ist, dass unsere Mitarbeiter in den Geschäftspunkten Abfälle zur jeweiligen Sammlelstelle bringen und der dazugehörige Koordinator die Abfallensorgung von Spezialunternehmen bestellt. All dies geschieht automatisch per App.

Ein Tag für die Einführung einbußen, ein halbes Jahr effektiv Nutzen

Trotz eines solch umfangreichen Unternehmens mit rund 700 Mitarbeitern, sind nur einige wenige mit der Bewältigung der Obigen Aufgaben mittels App zugewiesen. Jeder Geschäftspunkt ist unter drei Manager unterteilt, sowie einen CEO und Datenadministrator die Zugriff auf das CMMS haben. Im gesamten Netzwerk der technischen Abteilung arbeiten insgesamt sieben Servicetechniker.

Aufgrund dieser äußerst geringen Anzahl von involvierten Mitarbeitern und der intuitiven Natur der QRmaint App dauerte es nur einen Arbeitstag, um das CMMS samt Konfiguration für das ganze Unternehmen bereitzustellen.

– Technische Unterstützung seitens QRmaint wurde perfekt zur Verfügung gestellt. Wir hatten bereits einige Anwendungsanpassungen in der Implementierungsphase angefordert, um sie an unser Geschäftsmodell anzupassen und schnell umsetzen zu können. – fügt Herr Staniszewski hinzu.

– Seit mehr als einem halben Jahr nach der Einführung wurde jedes unserer Anliegen innerhalb von 24 Stunden bearbeitet und der Support nach Maß geschneidert.

QRmaint bietet ausreichend Anwendungsanpassung um das volle Potenzial auszuschöpfen. Die Anpassungen bezogen sich hauptsächlich auf Einstellungen und individuelle Präferenzen für jede Abteilung die von der CMMS profitieren kann.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Anhand unserer Zusammenarbeit mit Partner haben wir in Erfahrung gebracht, wie gut unser System in großen Franchise-Einzelhandelsketten funktioniert. Der Schlüssel zum Erfolg war die einfache Art und Weise, wie Filialleiter, bzw. deren Personal, Mängel- und Bedarfsmeldungen erstellen und bearbeiten konnten. Kurz: Unterstützung jener Tätigkeiten, die direkt zur technischen Instandhaltung von Geschäften beitragen.